Een andere kijk op werkdruk in het onderwijs: RPA biedt laagdrempelige oplossingen

26 november 2020 – Werkdruk is een belangrijk probleem binnen de onderwijssector. Zowel vanuit de sector zelf als vanuit de overheid is er veel aandacht voor het terugdringen van de werkdruk onder het onderwijspersoneel. Vaak wordt de oplossing noodgedwongen gezocht in het aanstellen van meer of vervangen van medewerkers. Door het nijpende tekort aan leraren is dit echter een lastige zaak. Dit dwingt onderwijsinstellingen te zoeken naar andere oplossingen. Het introduceren van een virtuele assistent biedt hierin uitkomst.

Het aantrekkelijker maken van het lerarenvak

Leraren zijn dagelijks veel tijd kwijt aan administratieve werkzaamheden en het coachen en begeleiden van leerlingen of studenten. De veelheid aan taken naast de primaire lesgevende taak, zorgt er mede voor dat leraren werkdruk ervaren. Leraren hebben hierdoor ook minder tijd om over onderwijsconcepten na te denken en het onderwijs te verbeteren. Het vak van leraar is minder aantrekkelijk geworden en vraagt om innovatieve oplossingen.

Robotic Process Automation (RPA) is een innovatief en laagdrempelig instrument om repeterende en arbeidsintensieve werkzaamheden uit handen van leraren te nemen, waardoor zij meer tijd kunnen besteden aan hun primaire taak. Door het digitaliseren van administratieve processen en standaardanalyses, kunnen mensen en middelen efficiënter en effectiever worden ingezet. Dit leidt tot minder (administratieve) werkdruk, een doelmatigere besteding van middelen, maar bovenal tot het aantrekkelijker maken van het lerarenvak.

Wat houdt RPA in en wat zijn de voordelen?

RPA is een innovatieve technologie waarbij softwarerobots worden ingezet om handelingen van medewerkers over te nemen en na te bootsen. Hiermee kun je slimmer en efficiënter werken en medewerkers ontlasten bij de veelvoud aan repetitieve handelingen die zij moeten uitvoeren. Daarnaast is het mogelijk om met het inzetten van RPA in een relatief korte tijd automatisering toe te passen, zonder dat daar allerlei aanpassingen voor nodig zijn in bestaande bedrijfsapplicaties of IT-infrastructuur.

RPA wint snel terrein en wordt steeds vaker ingezet binnen organisaties in zowel de publieke als private sector. De toepassing van RPA kent een aantal belangrijke voordelen. RPA-bots verminderen het risico op fouten, verkorten de doorlooptijd van processen, werken non-stop en bieden voorspelbaarheid, betrouwbaarheid en continuïteit. Ook kan de inzet van RPA de transactiekosten mogelijk tot wel 80 procent verlagen.

Relevanter en gerichter onderwijs

Wat RPA voor onderwijsinstellingen interessant maakt, is dat de toepassing hiervan het mogelijk maakt om onderscheid te maken tussen op regels gebaseerde beslissingen en beslissingen die meer oordeel of analyse vereisen. Hierdoor kunnen leraren meer tijd en aandacht besteden aan onderwijsgerichte taken die meer cognitief denken of empathie vereisen. Haal de robot uit de leraar en laat hem of haar weer volledig leraar zijn, want dat is hun kracht, daar zijn ze goed in.

Door het toepassen van RPA kan relevanter en gerichter onderwijs worden gegeven. Hoe fijn zou het zijn als leraren weer voornamelijk bezig kunnen zijn met het lesgeven, het ontwikkelen van onderwijs en het inhoudelijk begeleiden en coachen van leerlingen? Dat betekent beter onderwijs voor leerlingen en meer werkplezier voor leraren. Het eindeloos bezig zijn met administratieve taken is verleden tijd.

De inzet van RPA biedt ook kansen om efficiënter en effectiever over geschikte informatie te beschikken, op basis waarvan een leraar zijn of haar taak beter kan uitvoeren. Door het toepassen van RPA kunnen verschillende data van leerlingen aan elkaar worden gekoppeld, wat interessante informatie oplevert, zoals bijvoorbeeld automatische signaleringsrapporten.

Terughoudendheid

Het onderhouden van gegevens in een administratie- en communicatiesysteem zorgt voor een veelvoud aan administratieve processen, of dat nu gaat om het invoeren van cijfers, het inrichten van een onderwijscurriculum of het registreren van leerlinggegevens.

Ondanks de toenemende administratieve last en de hoge werkdruk, blijkt uit recent onderzoek dat de onderwijssector nog terughoudend is in het toepassen van RPA. Onderwijsbestuurders focussen zich vooral op het uitrollen van onderwijsconcepten, waarbij de leerling centraal staat. Onwetendheid over wat er allemaal mogelijk is met de huidige technologie, leidt ertoe dat onderwijsinstellingen vaak kiezen voor een traditionele wijze van innoveren. Het beeld is veelal dat het inzetten van een technologie als RPA zou gaan om een complex en veelomvattend IT-project. Niets is minder waar, een RPA-bot kan al binnen 2 tot 4 weken operationeel zijn. Hiervoor hoeft ook niet de gehele IT-infrastructuur aangepast te worden, maar gaat het vooral om het installeren en implementeren van een stuk software op de bestaande infrastructuur.

Toegevoegde waarde van RPA in het onderwijs

RPA kan ervoor zorgen dat leraren meer tijd krijgen voor hun primaire taak. Het takenpakket wordt verminderd, waardoor RPA kan bijdragen aan het verminderen van de werkdruk. Wanneer leraren weer meer tijd aan de onderwijskundige aspecten kunnen besteden, gaat daarmee ook de onderwijskwaliteit omhoog.

Wanneer RPA-bots worden gevoed met de juiste data (antwoorden), kunnen ze bijvoorbeeld meerkeuzetoetsen nakijken. De bot kan naast het nakijken van de toets, ook het bijbehorende cijfer berekenen, deze beoordeling invoeren in het daarvoor bestemde registratiesysteem en het cijfer vervolgens ook aan de leerling doorgeven. Door de snelle ontwikkelingen op het gebied van RPA, gecombineerd met kunstmatige intelligentie, wordt een RPA-bot steeds meer zelflerend, wat wil zeggen dat hij door het repetitief uitvoeren van taken steeds slimmer en beter wordt. De foutmarge daarbij is minimaal.

Een RPA-bot kan er ook voor zorgen dat er andere analyses gedaan worden, door de veelheid aan data die over een leerling of student bekend is bij de onderwijsinstelling aan elkaar te koppelen en te analyseren. Dit kan interessante informatie opleveren, bijvoorbeeld welke leerling of student meer aandacht nodig heeft, op welk gebied dan ook (verzuim of achterblijvende resultaten). De leraar kan zo vroegtijdiger en beter inspelen op individuele situaties.  

Ook kunnen RPA-bots ondersteunen bij het verwerken van (digitale) aanmeldingen van nieuwe leerlingen, het scannen van onderwijsdocumenten, de salarisverwerking, de crediteurenadministratie, het controleren van paspoorten of identiteitskaarten, het nakijken van verklaringen omtrent gedrag van nieuwe medewerkers, het opstellen en versturen van werkgeversverklaringen of het up-to-date houden van terugkomende leerlinggegevens.

RPA kan ook uitkomst bieden voor de ondersteunende onderwijsprocessen. Zo kan RPA onderwijsinstellingen bijvoorbeeld ondersteunen bij het verwerken van inkomende elektronische facturen. Een factuur moet vaak niet alleen worden betaald, bepaalde gegevens worden ook opgeslagen in een CRM-systeem. Het overnemen van deze gegevens gebeurt vaak handmatig en is daardoor foutgevoelig. Een RPA-bot plaatst de gegevens bij het ontvangen van een factuur direct foutloos in het betreffende systeem. Ook kan de RPA-bot controleren of de factuur voldoet aan de geldende wet- en regelgeving, wat fouten of fraude kan voorkomen.

Voor instellingen in het middelbaar en hoger onderwijs geldt dat zij over een veelheid aan studentendata beschikken. Door toepassing van RPA kan data-analyse worden ingezet om de data op een effectievere manier in te zetten. Dit stelt onderwijsinstellingen in staat om hun leerlingen beter te volgen en faciliteren in het onderwijs. Het portfolio van opleidingen kan beter worden bepaald naar de behoefte van de student, zelfs op individueel niveau. Dit kan de onderwijsinstellingen helpen op de route naar het overheidsspeerpunt ‘Lang leve leren’.

Mazars kan u helpen

Mazars ondersteunt u graag bij het succesvol en schaalbaar inzetten van RPA. Een pilot is daarbij vaak de eerste stap. Een pilot start met een analyse, gevolgd door het ontwerpen en implementeren van een RPA-bot welke ingezet kan worden binnen het daarvoor geschikte bedrijfsproces. Daarna volgt in veel gevallen het uitvoeren van een assessment, welke helpt bij het beoordelen van processen, het analyseren van gegevens in relatie tot deze processen en het berekenen van bijhorende business cases. Op basis van uw wensen en eisen kunnen we daarna het juiste RPA-platform voor uw onderwijsinstelling selecteren en zullen we u ook ondersteunen bij de volledige implementatie van het gekozen platform.

Bij het implementeren van RPA is de rol van interne communicatie essentieel. Vaak roepen nieuwe concepten en veranderingen weerstand en reactie op, zeker wanneer het gaat om innovatieve technologieën die werkzaamheden van fysieke medewerkers overnemen. Het is daarom zaak om medewerkers (vroegtijdig) te informeren over de situatie en de plannen, zodat zij zich betrokken zullen voelen bij het traject. De interne communicatie begint bij de bestuurders. Het is belangrijk dat zij over de juiste kennis beschikken om medewerkers uit te kunnen leggen dat het toepassen van RPA vooral ondersteunend is en hen juist in staat stelt bezig te kunnen zijn met de onderwijskundige aspecten van het vak.

Meer weten?

Wilt u graag meer weten over het inzetten van RPA binnen uw onderwijsinstelling? Neem dan contact op met Ivar Brouwer, Senior Manager Audit & Assurance, per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 21 21 of met Marc van Biert, Senior Digital Strategist, per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 19 40. Zij helpen u graag verder.