Q&A Coronacrisis en personeelszaken

26 maart 2020 - We hebben allemaal te maken met de maatschappelijke en economische gevolgen van het coronavirus. Wij ontvangen vele vragen van onze klanten op het gebied van personeelszaken.

Hieronder beantwoorden wij de meest gestelde vragen:

Wat zijn de mogelijkheden omtrent verlof voor werknemers voor het regelen van kinderopvang?

Voor de werkende ouder(s) kan maandag 16 maart 2020 in principe gekenmerkt worden als calamiteitenverlof om opvang voor het kind te regelen. De werknemer heeft recht op verlof met behoud van loon voor een korte, naar billijkheid te berekenen tijd. Let op: zeer waarschijnlijk hebben niet beide ouders recht op calamiteitenverlof, aangezien ze niet beide ‘nodig’ zijn om de opvang voor het kind te regelen. Of er ook aanspraak gemaakt kan worden op calamiteitenverlof vanaf dinsdag 17 maart 2020, hangt van de individuele situatie af. Indien de werknemer vervolgens langer de tijd nodig heeft om opvang te regelen, dient hiervoor in principe een andere verlofvorm te worden aangewend, zoals vakantieverlof, of kan er, in overeenstemming met de werkgever, onbetaald verlof worden opgenomen.

Naast bovengenoemde mogelijkheden, kunnen werkgever en werknemer in onderling overleg andere afspraken maken. Deze mogen uiteraard niet in strijd zijn met de wet- en regelgeving.

Wat zijn de mogelijkheden als een kind van een werknemer ziek is?

Wanneer het kind ziek is, of op basis van de richtlijnen van het RIVM thuisgehouden dient te worden, kan mogelijk aanspraak gemaakt worden op kortdurend zorgverlof voor de duur van maximaal 2 weken. Er wordt dan in principe 70% loon doorbetaald.  In de cao of in een arbeidsvoorwaardenreglement kunnen andere afspraken staan omtrent zorgverlof. Let op: voorwaarde voor (kortdurend) zorgverlof is dat de zieke verzorging nodig heeft en dat de werknemer gezien de concrete omstandigheden van het geval de enige is die de zieke zorg kan geven. Indien iemand anders de verzorging op zich kan nemen, dan heeft de werknemer geen recht op (kortdurend) zorgverlof.

Wat als het werk toeneemt en de werkgever gepland verlof wil intrekken?

Dit is een mogelijkheid, maar alleen als er gewichtige redenen zijn voor de werkgever om deze maatregel te nemen. Er moet dan echt sprake zijn van onvoldoende capaciteit en het moet niet mogelijk zijn om dit op een andere manier op te vangen (bijvoorbeeld door het inhuren van extra personeel). Wanneer een vakantie wordt ingetrokken, zal de werkgever wel de kosten aan de werknemer moeten vergoeden van bijvoorbeeld een geboekte reis die niet door kan gaan.

Wat als de werknemer ingepland verlof  intrekt en wil komen werken, moet de werkgever daarmee akkoord gaan?

De werkgever hoeft hier niet aan mee te werken, in de wet is alleen geregeld dat de werkgever de vakantie kan intrekken bij gewichtige redenen. Wanneer er wel voldoende werk is, kan de werkgever, in het kader van goed werkgeverschap, de werknemer laten komen werken en het geplande verlof in laten trekken.

Hoe zorg ik voor een veilige werkplek?

Als werkgever bent u verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkplek. Dit geldt ook voor de werkplek thuis. Op basis van het instructierecht mag de werkgever werknemers verplichten bepaalde hygiënemaatregelen te volgen, thuis te werken of een zakenreis uit te stellen of te annuleren. De werknemers moeten dergelijke instructies opvolgen.

Wat als mijn werknemers niet kunnen thuiswerken of niet kunnen komen werken op locatie? 

Wanneer het niet mogelijk is om werknemers thuis te laten werken, dan bent u als werkgever verplicht om maatregelen te nemen om een zo veilig mogelijke werkplek te creëren. Geef uw werknemers instructies en voorlichting over veiligheid en gezondheid op de werkvloer en faciliteer dit als werkgever zoveel mogelijk. Denk hierbij aan extra hygiënemaatregelen, regels met betrekking tot de afstand tot elkaar en hoe er wordt omgegaan met extern (klant)contact.

Wanneer uw werknemers op een externe locatie werken en hier niet meer kunnen komen door coronamaatregelen en daardoor hun werk dus niet uit kunnen voeren, lees dan verder bij het volgende punt voor meer informatie over de mogelijkheden die de overheid biedt ter compensatie.

Van werk naar werk-voucher

DOORZAAM is de nieuwe stichting, waar STAF (Stichting Arbo Flexbranche) en STOOF (Stichting voor Opleiding en Ontwikkeling Flexbranche) zijn samen gegaan. Zij stellen “Van werk naar werk” vouchers ter waarde van €500 beschikbaar. Deze vouchers zijn voor uitzendkrachten die door de coronacrisis zonder werk zijn gekomen en de voucher kan ingezet worden voor een cursus, training, maar ook voor training on the job, inwerkperiode of on-boarding bij de opdrachtgever of reguliere werkgever. Per grote organisatie mogen 100 van werk naar werk vouchers worden aangevraagd. Per MKB organisatie mogen 50 van werk naar werk-vouchers aangevraagd worden, mits de organisatie afdraagt aan SFU.

Compensatieregeling getroffen sectoren

Er komt een tegemoetkoming voor de eerste nood bij organisaties die als gevolg van overheidsmaatregelen ter bestrijding van de coronacrisis hun omzet geheel of grotendeels zien verdwijnen. Denk bijvoorbeeld aan de horeca en schoonheidssalons die het grootste gedeelte van hun activiteiten noodgedwongen moeten staken. De tegemoetkoming bedraagt een forfaitair bedrag van € 4.000,- voor een periode van 3 maanden. De voorwaarden voor de regeling worden momenteel uitgewerkt en worden geactualiseerd indien nodig.

Minder werk en Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid (NOW)

Het kan voorkomen dat u als werkgever minder werk heeft voor uw werknemers omdat bijvoorbeeld de toelevering van producten stagneert. Het is afhankelijk van de arbeidscontracten en de daarin opgenomen voorwaarden of u uw werknemers naar huis kunt sturen als er geen of minder werk is.

Zoals bekendgemaakt in de persconferentie van 17 maart 2020 is het niet meer mogelijk om nieuwe aanvragen in te dienen voor de werktijdverkorting. Door de hoeveelheid aanvragen die de overheid heeft ontvangen, is er besloten om een nieuwe tijdelijke maatregel te introduceren zijnde het Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid (NOW) . De wijze waarop een aanvraag voor deze regeling moet worden gedaan, is nog onderwerp van overleg bij het UWV en de overheid.

De hoofdlijnen van deze regeling zijn als volgt:

  • De aanvrager verwacht tenminste 20% omzetverlies;
  • Bij de aanvraag committeert de werkgever zich vooraf aan de verplichting géén ontslag op grond van bedrijfseconomische redenen aan te vragen voor zijn werknemers gedurende de periode waarover de tegemoetkoming ontvangen wordt;
  • De aanvraag geldt voor een periode van drie maanden, die eenmalig verlengd kan worden met nog eens drie maanden (aan de verlenging kunnen nadere voorwaarden worden gesteld);
  • De regeling ziet op omzetdalingen vanaf 1 maart 2020;
  • De werkgever betaalt het loon door aan de werknemer en ontvangt een tegemoetkoming in de loonkosten; de hoogte is afhankelijk van de terugval in omzet en is maximaal 90% van de loonsom. Hieronder enkele voorbeelden van hoe de relatie tussen omzetdaling en hoogte van de tegemoetkoming uitwerkt:
    • Indien 100% van de omzet wegvalt, bedraagt de tegemoetkoming 90% van de loonsom van een werkgever;
    • Indien 50% van de omzet wegvalt, bedraagt de tegemoetkoming 45% van de loonsom van een werkgever;
    • Indien 25% van de omzet wegvalt, bedraagt de tegemoetkoming 22,5% van de loonsom van de werkgever;
    • Op basis van uw aanvraag zal het UWV een voorschot verstrekken ter hoogte van 80% van de verwachte tegemoetkoming;
    • Achteraf wordt vastgesteld wat de werkelijke daling in de omzet is geweest;
    • Voor aanvragen boven een nader te bepalen omvang van de tegemoetkoming is een accountantsverklaring vereist;
    • Bij de definitieve vaststelling van de tegemoetkoming vindt nog een correctie plaats wanneer er sprake is geweest van een daling van de loonsom (dit kan leiden tot de verplichting tot terugbetaling);

Eén van de belangrijkste voorwaarden voor het aanvragen van de NOW-regeling, is dat u als werkgever géén ontslag op grond van bedrijfseconomische redenen mag aanvragen voor werknemers gedurende de periode dat u de tegemoetkoming ontvangt vanuit het UWV. Daarnaast geldt dat u in beginsel voor drie maanden een tegemoetkoming vanuit het UWV ontvangt, deze termijn kan eenmalig met drie maanden worden verlengd.

Onze (payroll) specialisten kunnen u uiteraard meer vertellen over de exacte vereisten voor de NOW-regeling. Zodra bekend is hoe de aanvragen kunnen worden ingediend, kunnen wij u hierbij uiteraard ook assisteren.

Hoe zit het met loondoorbetaling van werknemers?

Bij ziekte vanwege het coronavirus, ontvangt een werknemer zijn/haar salaris conform de afspraken in de arbeidsovereenkomst of cao. Wanneer een werknemer niet ziek is, maar niet kan werken door bijvoorbeeld een verplichte quarantaine of een inreisverbod, moet u als werkgever gedurende die periode het volledige loon doorbetalen. Wanneer u als werkgever zelf beslist om werknemers preventief naar huis te sturen, moet de werkgever het volledige loon doorbetalen.

In welke situaties heeft mijn werknemer geen recht op loon?

Wanneer een werknemer op eigen initiatief thuisblijft, bijvoorbeeld uit angst voor besmetting met het coronavirus of om de kinderen op te vangen, dan moet hij of zij hiervoor in principe verlof opnemen. Zonder geldige reden niet komen werken kan onder omstandigheden worden gezien als werkweigering en dan geldt het uitgangspunt ‘geen arbeid geen loon’. Uiteraard raden we aan met uw werknemers in gesprek te gaan, begrip te tonen voor de zorgen en samen tot goede afspraken te komen.

Wat zijn de mogelijkheden met betrekking tot tijdelijke arbeidsovereenkomsten die aflopen?

Het staat de werkgever vrij om tijdelijke contracten niet te verlengen of gebruik te maken van proeftijdsontslag. Uiteraard blijven de voorwaarden voor een geldige proeftijd staan.

Onder omstandigheden kan ook een beroep worden gedaan op het proeftijdsbeding voordat het dienstverband is gestart (als dit geen misbruik van bevoegdheid oplevert). De afname van de hoeveelheid werk door het coronavirus, zou een reden kunnen zijn om voortijdig een beroep te doen op het proeftijdsbeding. Dit kan anders liggen wanneer de werknemer aan kan tonen dat de werkgever op voorhand had kunnen weten dat het werk in deze mate af zou nemen.

Ontslag door middel van het proeftijdsbeding moet zorgvuldig gebeuren. Advies inwinnen bij uw contactpersoon van Mazars is daarom raadzaam.

Met betrekking tot tijdelijke contracten en de NOW-regeling: voor zover nu bekend, is het geen voorwaarde voor de NOW-regeling om eerst afscheid te nemen van werknemers met een tijdelijk contract voordat je aanspraak kunt maken op de regeling.

Ik heb mijn werknemer al een aanbod gedaan voor de verlenging van het contract, kan ik hier nog van afzien?

Het moment waarop de werkgever aan de werknemer communiceert dat de tijdelijke arbeidsovereenkomst wordt verlengd, wordt gezien als een aanbod tot voortzetting van de arbeidsovereenkomst. Het moment waarop de werknemer het aanbod aanvaardt, leidt tot de totstandkoming van een nieuwe arbeidsovereenkomst. In deze situatie is het uitgangspunt dat de werkgever dit aanbod niet eenzijdig kan terugtrekken. Uiteraard kan de werkgever wel in overleg treden met de werknemer en samen besluiten het dienstverband niet voort te zetten.

Wanneer de werknemer nog niet is ingegaan op het aanbod en de werkgever geen termijn heeft gesteld waarbinnen de werknemer moet reageren op het aanbod, dan kan de werkgever het aanbod wel intrekken. Op het moment dat er wel een termijn is gesteld (bijvoorbeeld 7 dagen), dan kan het aanbod niet worden ingetrokken binnen deze termijn.

Heeft het extra inzetten van personeel invloed op de ww-premie?

De maatregel, die sinds 1 januari 2020 bestaat voor een hoge WW-premie voor flexibele contracten, wordt aangepast. Werkgevers zullen achteraf niet met de hoge WW-premie worden geconfronteerd wanneer zij in eerste instantie de lage WW-premie hebben toegepast, maar na afloop van het jaar blijkt dat er meer dan 30% gewerkt is dan het aantal uren dat is overeengekomen in het contract. Omdat deze bepaling nu kan leiden tot onbedoelde effecten in sectoren waar door het coronavirus veel extra overwerk nodig is (bijvoorbeeld de zorg), zal deze regeling worden aangepast.

Ook krijgen werkgevers langer (tot 30 juni 2020 aanstaande) de tijd om een vaste arbeidsovereenkomst op schrift te stellen; dit is gelet op de nieuwe regels van de Wab (Wet arbeidsmarkt in balans) nodig om de lage WW-premie te kunnen toepassen. Deze termijn was eerst gesteld op 31 maart 2020 en wordt nu dus met drie maanden verlengd.

Deze maatregelen worden nu verder uitgewerkt.

Meer weten?

Worden uw vragen hiermee nog niet volledig beantwoord of wilt u overleggen over uw specifieke situatie? Neem dat contact op met de specialisten van Mazars HR Services of stuur uw vraag naar hrdienstverlening@mazars.nl . Voor specifieke arbeidsrechtelijke vragen adviseren wij u contact op te nemen met Pellicaan Advocaten via 088 627 22 87.

Nb deze pagina wordt regelmatig geüpdatet met actuele informatie en veel gestelde vragen.

Bekijk ook

Coronacrisis _ PAge.jpg

Uw uitdagingen in de coronacrisis

De impact van het coronavirus is groot en de situatie verandert continu. Wij volgen de ontwikkelingen op de voet en informeren u over relevante aandachtspunten en beschikbare maatregelen.

Gerelateerd