Reorganiseren tijdens de coronacrisis

1 mei 2020 - Voor veel organisaties zijn moeilijke tijden aangebroken. Daar waar de ene sector floreert en letterlijk handen te kort komt, staat in de andere sector het water tot aan de lippen en zijn er handen over.

Herallocatie van mensen en middelen kan voor veel organisaties uitkomst bieden in deze periode. Ontslag en reorganisatie kunnen een structurele vermindering van de loonkosten opleveren, met effecten op zowel de korte als lange termijn. Wanneer de organisatie verwacht dat het omzetverlies structureler wordt en/of een meer toekomstbestendige en efficiënte bedrijfsvoering noodzakelijk is om door deze crisis te komen, dan is een reorganisatie meestal de beste maatregel.

In dit artikel gaan wij in op hoe u een dergelijke reorganisatie kunt aanpakken en wat hier allemaal bij komt kijken.

Stap 1: Organisatieplan

Stel een plan op met de benodigde stappen voor de inrichting van de nieuwe organisatie. Dit plan beschrijft onder meer de probleemanalyse, doelstelling(en), toekomstvisie en de nieuwe organisatiestructuur. Ook is het belangrijk om afspraken te maken over de planning en taakverdeling.

Stap 2: Formatieplan

Vervolgens stelt u een zogenaamd formatieplan op. In dit formatieplan vertaalt u de nieuwe organisatiestructuur naar de benodigde functiestructuur. De oude en nieuwe structuur worden met elkaar vergeleken, zodat per functie kan worden vastgesteld of de reorganisatie gaat leiden tot groei, krimp of behoud van arbeidsplaatsen.

Stap 3: Uitwisselbaarheid en afspiegelen

Nu de nieuwe functiestructuur in theorie staat, moet hier praktisch invulling aan worden gegeven. Met andere woorden: u gaat nu bepalen welke werknemer welke functie krijgt in de nieuwe structuur. Deze invulling mag niet willekeurig worden gedaan. Met inachtneming van wet- en regelgeving dient u de werknemer in de nieuwe structuur te plaatsen. Hierbij is het ook van belang te bepalen of functies onderling uitwisselbaar zijn.  Vervolgens zal op basis van deze uitwisselbaarheidstoets het afspiegelingsbeginsel moeten worden toegepast. Per (uitwisselbare) functie wordt per leeftijdsgroep de plaatsings-/ontslagvolgorde bepaald.

Nu duidelijk is welke werknemer welke functie kan vervullen, ontstaat er inzicht in wie boventallig is, welke functies er vacant blijven en wat de instroombehoefte zal zijn.

Stap 4: Sociaal plan

Bij deze stap stelt u een sociaal plan op. Een sociaal plan regelt de sociale aspecten van een reorganisatie. Het gaat dan om vraagstukken als: welke medewerkers zijn boventallig, vloeien zij op natuurlijke wijze af of moeten er gedwongen ontslagen vallen, welke maatregelen tot herplaatsing zijn er, is er een outplacementregeling? Daarnaast regelt het sociaal plan veelal of de werknemers die afvloeien in aanmerking komen voor financiële tegemoetkoming, bijvoorbeeld een afvloeiingsregeling.

Stap 5: Ondernemingsraad en vakbonden

De werkgever moet schriftelijk advies vragen aan de ondernemingsraad (OR) over bepaalde besluiten. In het geval van een voorgenomen reorganisatie, wat een belangrijke wijziging van de organisatie betekent, heeft de OR adviesrecht. Er wordt niet alleen advies gevraagd over het besluit op zich, maar ook over de wijze waarop het besluit wordt uitgevoerd. Het is daarom verstandig om het projectplan met de OR te overleggen en duidelijke afspraken te maken.

Bij het ontbreken van een OR, kunt u zich tot de personeelsvertegenwoordiging richten. Bij het ontbreken van de personeelsvertegenwoordiging, dient u met iedere medewerker individueel in overleg te gaan. Ook vakbonden kunnen een rol hebben bij de reorganisatie en de totstandkoming van het sociaal plan.

Stap 6: Personeelsplaatsingsplan

Tot slot wordt een personeelsplaatsingsplan opgesteld. Hierin beschrijft u onder andere de plaatsingsprocedure en een eventuele bezwaarprocedure. Check hierbij ook uw cao!

Stap 7: Uitvoeren van de reorganisatie

Wanneer alle seinen op groen staan, kunt u starten met het uitvoeren van de reorganisatie. U voert individuele gesprekken met medewerkers waarin u hen of een aanbod doet voor de huidige functie of voor een andere functie of waarin hen wordt verteld dat er geen (her)plaatsing mogelijk is. In deze gevallen wordt de arbeidsovereenkomst beëindigd en volgt outplacement.

Communicatieplan

Door de impact van een reorganisatie op werknemers is het van groot belang om ook een goed doordacht communicatieplan op te stellen en dit te volgen. Denk hierbij aan het geven van duidelijkheid (over de reden en de (persoonlijke) gevolgen), tijdig informeren, aandacht voor vertrekkers en achterblijvers en het informeren van achterblijvers over en betrekken bij nieuwe successen.

Wat kan HR Services voor u betekenen?

Een goed verlopend reorganisatieproces brengt rust in een organisatie, wat juist in roerige tijden van groot belang is. Bovendien is het eindpunt van een reorganisatie tegelijk het startpunt van een nieuwe organisatie. Daarnaast kun je beter bouwen op schone grond dan op de achtergebleven brokstukken.

Wij hebben voor u een uitgebreider praktisch stappenplan opgesteld indien u voornemens bent te gaan reorganiseren. Dit stappenplan is kosteloos bij ons op te vragen via hrdienstverlening@mazars.nl.

Meer weten?

Wilt u meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact op met Palmyra Fambach per email of per telefoon +31 (0)88 277 12 18. Zij helpt u graag verder.

Stel uw vraag

Wij staan uiteraard tot uw beschikking om u waar nodig te ondersteunen bij uw huidige uitdagingen...

Coronacrisis _ PAge.jpg

Uw uitdagingen in de coronacrisis

De impact van het coronavirus is groot en de situatie verandert continu. Wij volgen de ontwikkelingen op de voet en informeren u over relevante aandachtspunten en beschikbare maatregelen.

Gerelateerd