Videoconferencing met de Raad van Bestuur: ongewenste, fiscale gevolgen?

22 april 2020 – We leven momenteel in turbulente tijden. Ongeveer de helft van de wereldbevolking zit in een meer of minder stringente vorm van “lock down”. De opgelegde restricties betekenen dat een groot aantal gemaakte plannen niet uitgevoerd kunnen worden, maar het leidt ook tot veel creativiteit.

Thuiswerken blijkt opeens op grote schaal mogelijk en lijkt weinig impact te hebben op de productiviteit. Werk wordt veel op afstand uitgevoerd en vergaderingen vinden voornamelijk online plaats, met behulp van applicaties als Zoom en Skype.

Dit geldt ook voor formele bijeenkomsten, zoals aandeelhoudersvergaderingen of vergaderingen van de raad van bestuur. Vergaderen via videoconference brengt echter enkele risico’s voor de vennootschapsbelasting met zich mee die u in gedachten moet houden. Zo kunt u zich afvragen wat de officiële locatie van de videovergadering is wanneer deze op meerdere locaties of zelfs in meerdere landen plaatsvindt. Het antwoord op deze vraag is uiteraard niet eenvoudig, maar zal wel verstrekkende fiscale gevolgen voor uw onderneming hebben.

Een vennootschap kwalificeert in feite als een Nederlandse belastingplichtige, wanneer de ‘werkelijke leiding’ ervan ook in Nederland wordt gevoerd. Om deze locatie te bepalen, is de plaats waar de raad van bestuur zijn werkzaamheden uitvoert leidend. Normaliter wordt dat geborgd, doordat belangrijke beslissingen genomen worden door het bestuur tijdens een fysieke bestuursvergadering in Nederland, waarbij alle bestuurders op dezelfde plek aanwezig zijn. Op 3 april 2020 maakte de OECD bekend dat een tijdelijk gebrek aan een dergelijke fysieke aanwezigheid als gevolg van het coronavirus geen effect zou moeten hebben op de locatie van de ‘werkelijke leiding’ van de onderneming.

Substance-eisen

De locatie waar een bestuursbesluit wordt genomen, is echter ook relevant voor de Nederlandse substance-eisen. Dit zijn de minimale vereisten waar een vennootschap in Nederland aan moet voldoen om als ‘echte inwoner’ te worden gezien. De regels stellen bijvoorbeeld dat de helft van de raad van bestuur Nederlands fiscaal inwoner moet zijn en dat alle belangrijke bestuursvergaderingen in Nederland moeten plaatsvinden. In deze turbulente tijden is het logisch dat belangrijke bestuursbesluiten op korte termijn moeten worden genomen. En dat buitenlandse bestuursleden deze vergaderingen vaak niet fysiek zullen kunnen bijwonen.

Bestuursbesluiten via videoconferencing

In het Nederlands civiel recht zijn er geen wettelijke verplichtingen die de raad van bestuur beletten een algemene vergadering via videoconferencing te voeren. Kan het nemen van belangrijke, gepaste besluiten tijdens de coronacrisis via een online vergadering dan toch negatieve fiscale gevolgen hebben? Dit lijkt immers vrij onredelijk.

In een brief van 17 maart 2020 heeft de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs (NOB) het ministerie van Financiën gevraagd om zich tijdens de coronacrisis coulant op te stellen als het gaat om de toepassing van de substance-eisen. Zij verzoeken het ministerie om, met het oog op de huidige reisbeperkingen, verzachtende maatregelen in het beleid op te nemen. Een vergelijkbaar beleid is reeds goedgekeurd voor grensarbeiders die nu genoodzaakt zijn thuis te werken. Het Nederlandse ministerie heeft vooralsnog niet op het verzoek van de NOB gereageerd.

Tot slot: wat is dan de beste aanpak voor bestuursvergaderingen die binnenkort moeten plaatsvinden? Wij zijn van mening dat, in het geval van een videoconference met louter bestuursleden die zich in Nederland bevinden, de locatie van de vergadering logischerwijs ook Nederland is. Maar wat als alleen twee of drie van de bestuursleden in Nederland zijn? Gezien het belang van de wereldwijde volksgezondheid, zou de Nederlandse belastingwetgeving geen acties moeten motiveren die hiermee in strijd zijn. Wij zien de oplossing daarom als volgt: zolang minstens de helft van de bestuursleden zich tijdens de online vergadering in Nederland bevindt, wordt deze vergadering geacht in Nederland plaats te vinden.

Meer weten?

Wilt u meer weten? Neem dan contact op met Thierry Boonstra per email of per telefoon +31 (0)88 277 21 78. Hij helpt u graag verder.

Stel uw vraag

Wij staan uiteraard tot uw beschikking om u waar nodig te ondersteunen bij uw huidige uitdagingen...

Coronacrisis _ PAge.jpg

Uw uitdagingen in de coronacrisis

De impact van het coronavirus is groot en de situatie verandert continu. Wij volgen de ontwikkelingen op de voet en informeren u over relevante aandachtspunten en beschikbare maatregelen.