De financiële administratie als ruggengraat van de werkkostenregeling

2 november 2022 - Werkgevers zijn verplicht om voor de werkkostenregeling (WKR) alle vergoedingen en verstrekkingen nauwkeurig te administreren. Uit deze administratie moet blijken dat vergoedingen en verstrekkingen als zodanig zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel voor de WKR en of er sprake is van een gerichte vrijstelling of een betaling die ten laste komt van de vrije ruimte.

Een groot deel van de vergoedingen en verstrekkingen die zijn aangewezen voor de WKR wordt verwerkt in de salarisadministratie. Veel werkgevers vergoeden echter ook kosten buiten de salarisadministratie om. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om declaraties of facturen die rechtstreeks door de werkgever worden betaald. Denk hierbij aan de kosten van kerstpakketten, een personeelsfeest of verstrekkingen op de werkplek.

Bij controle kan de Belastingdienst een steekproef nemen van de financiële administratie om te controleren of alle kosten ook juist in de berekening voor de WKR zijn opgenomen. Momenteel komt het nog regelmatig voor dat de Belastingdienst hierbij kosten aantreft die niet goed zijn verwerkt in de financiële administratie, vanwege een grootboekrekening die niet is meegenomen voor de WKR, een onduidelijke of onvolledige omschrijvingen in het grootboek, of kosten die ten onrechte helemaal niet zijn aangemerkt als kosten voor de WKR.

Om een juiste aangifte te kunnen doen voor de WKR is het dan ook van essentieel belang dat alle kosten die zijn aangewezen voor de WKR op correcte wijze in de financiële administratie zijn verwerkt. Idealiter vormen de grootboekrekeningen die worden gebruikt voor de WKR dan een betrouwbare basis voor de aangifte voor de WKR. Het is dus zaak om hier als financiële afdeling nauwgezet op toe te zien.

Om de controle van de administratie makkelijker te maken heeft Mazars een WKR-tool ontwikkeld, waarbij met behulp van ‘Machine Learning’ de volledige financiële administratie snel en efficiënt kan worden beoordeeld om een betrouwbare analyse te maken van de beschikbare vrije ruimte en onduidelijkheden in de administratie te herkennen.

Meer weten?

Wilt u meer weten over dit onderwerp of over onze WKR-tool? Neem dan contact op met uw vaste contactpersoon bij Mazars of neem contact op met afdeling loonheffingen van Mazars per mail loonbelasting@mazars.nl of per telefoon: +31 (0)88 277 12 78. Zij helpen u graag.