Cafetariaregeling: uw eindejaarsuitkering omzetten in een aanvullende reiskostenvergoeding

17 september 2020 - Door de coronacrisis werken werknemers op dit moment veel vaker thuis dan op kantoor. Wat is het effect daarvan op de belastingvrije reisvergoeding die u elke maand betaalt? En wat is er mogelijk binnen een cafetariaregeling? De Belastingdienst heeft hier meer duidelijkheid over verschaft.

Vaste vergoedingen

Tussen de werkgever en werknemer zijn vaak afspraken gemaakt over vaste vergoedingen, bijvoorbeeld voor de reiskosten van en naar werk of een lunchvergoeding. Echter doordat mensen nu zoveel mogelijk thuiswerken hebben zij minder (reis)kosten.

Het kabinet heeft besloten dat thuiswerken door de coronacrisis geen invloed hoeft te hebben op de vaste (reis)kostenvergoeding die belastingvrij wordt betaald. Dat betekent dat u de vaste vergoeding niet hoeft aan te passen. Tot en met 31 december 2020 mag u blijven uitgaan van het (reis)patroon waarop de vergoeding was gebaseerd. De voorwaarde hierbij is wel dat het recht op de vaste vergoeding vaststond op uiterlijk 12 maart 2020.

Cafetariaregeling

Veel werkgevers bieden hun werknemer de mogelijkheid om aan het einde van het jaar hun eindejaarsuitkering om te zetten in een aanvullende reiskostenvergoeding. Dit gebeurt via een cafetariaregeling (of meerkeuzesysteem) waarbij brutoloon wordt uitgeruild voor een stukje nettoloon (belastingvrij). Dit is fiscaal toegestaan wanneer aan de bijbehorende voorwaarden wordt voldaan. De belangrijkste voorwaarde is dat de wijziging van de arbeidsvoorwaarden voldoende realiteitswaarde heeft. De verlaging van het brutoloon moet gevolgen hebben voor inkomensafhankelijke regelingen.

De vraag die zich nu aandient is of bij de uitruil aan het einde van het jaar mag worden uitgegaan van de reiskostenvergoeding die gebaseerd is op het oude reispatroon. Met andere woorden, mogen de dagen waarop de werknemers thuiswerken meetellen als reisdagen? De Belastingdienst heeft hier nu over gecommuniceerd dat dit afhankelijk is van wanneer de werknemers hun keuze hebben gemaakt.

Heeft de werknemer zijn keuze gemaakt vóór 13 maart 2020, dan mag u de thuiswerkdagen meetellen als reisdagen. Heeft de werknemer zijn keuze gemaakt op 13 maart 2020 of daarna? Dan mag u de thuiswerkdagen níet meetellen als reisdagen. Dit zal de uitruilmogelijkheden beperken. Wat wel is toegestaan is dat uw medewerkers de eindejaarsuitkering omzetten in een onbelaste vergoeding voor de daadwerkelijk gereisde kilometers tegen € 0,19 per kilometer. Het is belangrijk dat deze goed geregistreerd zijn en onderbouwd kunnen worden.

Meer weten?

Wilt u graag meer weten over de mogelijkheden en randvoorwaarden van de cafetariaregeling? Neem dan contact op met Martin Aandewiel per-email  of per telefoon: +31 (0)88 277 13 96 of met Marco Zimmerman per e-mail  of per telefoon: +31 (0)88 277 20 65 of met Renée Pauli per e-mail  of per telefoon: +31 (0)88 277 24 38. Zij helpen u graag verder.