Continuïteit van uw onderneming waarborgen tijdens en na de coronacrisis

Continuïteitsvraagstukken 

Het risico dat de eigenaar of bestuurder voor langere tijd afwezig kan zijn, roept voor veel ondernemingen serieuze continuïteitsvraagstukken op. Wie heeft tijdens deze langdurige afwezigheid de leiding en hoe worden dan beslissingen genomen die kritiek zouden kunnen zijn voor het voortbestaan van de onderneming?

Door de coronacrisis zijn deze vragen voor veel ondernemers en managers actueler dan ooit. Er bestaat een reële kans dat je tijdens een wereldwijde pandemie (tijdelijk) niet aanwezig kunt zijn. We zien dan ook dat dit voor veel bestuurders en managers een aanleiding is om zaken juist nu goed te regelen.

De best passende oplossing zal per onderneming anders zijn vanwege de eigendomssituatie, de juridische structuur, de statuten en andere factoren. Grotere ondernemingen die worden bestuurd door een meerhoofdige directie of die beschikken over een raad van advies of raad van commissarissen, zullen deze kloof waarschijnlijk relatief soepel overbruggen. Voor kleinere ondernemingen daarentegen, waarvan de eigenaar de enige bestuurder is, zal dit een veel grotere uitdaging zijn.

Voorkomen van continuïteitsrisico’s

Om continuïteitsrisico’s vanwege uitval of afwezigheid te voorkomen, zijn er een aantal opties te definiëren:

Benoem een andere bestuurder

Wanneer een onderneming slechts één bestuurder heeft, is het relatief eenvoudig om het continuïteitsrisico te minimaliseren door één of meerdere bestuurders extra te benoemen. Wanneer één bestuurder afwezig is, kunnen de anderen de onderneming leiden.

Het hebben van meer dan één bestuurslid om de onderneming te leiden heeft meerdere voordelen, zoals meer gezamenlijke besluitvorming en inzicht in verschillende perspectieven en ideeën.

Het benoemen van een bestuurslid is echter niet vrijblijvend. Een benoemd bestuurslid kan - afhankelijk van de statuten - alleen worden ontslagen via de daarvoor geldende procedures. De optie van extra bestuurders is daarmee eerder geschikt als strategische oplossing voor de langere termijn dan als dekking voor een tijdelijke afwezigheid. De aangestelde bestuurders moeten daarnaast ook de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden die bij de functie horen begrijpen en accepteren.

Benoem een opvolger

Wanneer een eigenaar zich zorgen maakt over het verliezen van de zeggenschap door een ander bestuurslid binnen te halen, kan hij er bijvoorbeeld ook voor kiezen om de bestaande bestuurlijke structuur te handhaven maar formeel een opvolger te benoemen die in bepaalde omstandigheden het bestuur overneemt.

Het is mogelijk om voorwaarden te definiëren over de bevoegdheden, verantwoordelijkheden en omstandigheden waarin de opvolger in functie treedt. Dit geldt ook voor de terugtreding uit deze tijdelijke functie zodat de eigenaar niet zijn volledige zeggenschap over de onderneming kwijt is gedurende zijn afwezigheid.

Verleen een volmacht

Een volmacht (eventueel vastgelegd in een levenstestament) is een juridisch document waarmee een volmachtgever één of meerdere mensen aanwijst om beslissingen te nemen wanneer hij daartoe zelf niet meer in staat is door bijvoorbeeld ziekte, arbeidsongeschiktheid of letsel.

Het voordeel van een volmacht is de flexibiliteit. Een volmacht is maatwerk en kan zo gedetailleerd worden opgesteld dat precies gedekt wordt wat gewenst is, met zoveel bepalingen en waarborgen als nodig. De volmacht kan zeer ver reiken waarbij de gevolmachtigde een directe vervanging is voor de ondernemer. Of de volmacht kan beperktere bevoegdheden regelen om de continuïteit van de onderneming te waarborgen. Een volmacht kan bijvoorbeeld aangeven dat de gevolmachtigde de onderneming niet mag verkopen of over activa kan beschikken.

Voor zakelijk gebruik worden volmachten vaak tijdelijk voor circa twee tot drie maanden opgesteld. In bepaalde landen kan specifieke wetgeving van toepassing zijn op de volmacht, zoals bijvoorbeeld wetgeving ten aanzien van trustkantoren.

De kracht van autorisaties

Naast formele juridische structuren voor het beheer van de onderneming, zijn er nog een aantal andere stappen die ondernemingen kunnen nemen om de continuïteit in de dagelijkse gang van zaken te borgen.

Eén van de meest voorkomende is een autorisatie die een bestuurder aan een persoon geeft (procuratie). Bijvoorbeeld een autorisatie voor het hoofd financiën om betalingen tot een bepaald bedrag goed te keuren, of voor het hoofd verkoop om de verkoop tot een bepaald bedrag te sluiten.

Autorisaties zijn beperkter dan een volmacht, maar het is een relatief eenvoudige manier om de continuïteit te garanderen van bepaalde processen in de onderneming, zoals betalingen, (ver)kopen en het ondertekenen van contracten. Er kunnen veiligheidsmaatregelen worden ingebouwd om misbruik te voorkomen, zoals de verplichting dat twee specifieke personen (bijvoorbeeld hoofd financiën en hoofd inkoop) samen betalingen dienen te ondertekenen en goed te keuren.

Certificering en benoeming opvolgend bestuur Stichting Administratiekantoor

Is de juridische structuur van de onderneming een bv? Dan kan ook de certificering van aandelen een toekomstbestendige oplossing zijn.

Certificering leidt tot een scheiding tussen de economische gerechtigdheid (recht op waarde) en de zeggenschap over de aandelen.

Bij certificering wordt het vermogen overgedragen aan een voor dat doel opgerichte rechtspersoon, veelal een stichting (de zogenoemde Stichting Administratiekantoor, die wel als ‘STAK’ wordt aangeduid). De STAK verkrijgt de zeggenschap over de gecertificeerde aandelen en zij is verplicht het vermogen te beheren. Het bestuur van de STAK beheert de goederen echter niet voor eigen rekening, maar voor rekening van de certificaathouder(s). De certificaathouder blijft, in economische zin, tot de goederen gerechtigd.

Het eerste bestuur van de STAK kan door de aandeelhouder die zijn aandelen aan de STAK overdraagt gevormd worden. Door de benoeming van een opvolgend bestuur kan vervolgens de continuïteit van uw onderneming gewaarborgd blijven indien zich een onvoorziene situatie voordoet waardoor de eerste bestuurder (tijdelijk) niet in staat is zijn bestuurderstaken uit te oefenen.

Een ‘veiligheidsknop’ instellen

Al de hiervoor beschreven opties stellen een eigenaar en / of bestuurder in staat de continuïteit van de onderneming te waarborgen in het geval van uitval. Echter op een bepaald moment zal de eigenaar waarschijnlijk terugkeren, dus moet er ook een juridische procedure zijn die hem in staat stelt dat te doen.

De 'veiligheidsknop' kan bijvoorbeeld een tijdslimiet zijn voor de volmacht of een clausule die inhoudt dat de eigenaar de bevoegdheid behoudt om het bestuur terug te laten treden, zelfs wanneer hij zelf geen bestuurslid meer is. Dit voorkomt een situatie waarin een nieuw bestuurslid weigert de eigenaar terug te laten keren.

Zet het op schrift

De laatste stap om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen is misschien wel de belangrijkste: zorg ervoor dat de gekozen oplossing wordt geformaliseerd met de juiste documentatie. Zelfs de meest waterdichte, zorgvuldig overwogen en gestructureerde strategie voor de continuïteit is waardeloos als deze niet juridisch bindend is. En uiteraard moeten deze documenten up-to-date worden gehouden.

Meer weten?

Wilt u meer weten over het waarborgen van de continuïteit van uw onderneming? Neem dan contact op met Michelle Seijsener per email of per telefoon +31 (0)88 277 10 14. Zij helpt u graag verder.