De werkkostenregeling: knelpunten en kansen in de Public sector

Wat is de WKR?

U mag als werkgever onbelaste vergoedingen geven aan uw werknemers. Deze vergoedingen moeten dan wel op de juiste wijze worden geregistreerd. Zo is het mogelijk om vergoedingen aan te merken als gerichte vrijstellingen of ten laste te brengen van de vrije ruimte WKR (1,2% van de loonsom). Wanneer het bedrag van de vergoedingen boven de vrije ruimte komt, moet u over het extra bedrag 80% belasting betalen.

Knelpunten

In de Public sector zien wij dat bepaalde regelingen zoals de fiets van de zaak, vakbondscontributie, vergoeding van de Verklaring omtrent gedrag (VOG), vaste maandelijkse kostenvergoedingen en (bovenmatige) reiskosten onjuist worden geregistreerd waardoor de organisatie onnodig extra belasting moet betalen of fiscale risico’s loopt. Het blijkt in de praktijk lastig om arbeidsvoorwaarden en betalingen via de loonadministratie te koppelen aan de declaraties in de financiële administratie waardoor de WKR-administratie niet compleet is.

Tips en actualiteiten voor uw WKR-registratie

Graag informeren wij u over de volgende tips en actualiteiten:

• Per 1 januari 2020 wordt de vrije ruimte WKR met € 2.000 vermeerderd (van 1,2% naar 1,7% voor de loonsom tot € 400.000).
• De vergoeding van de kosten voor de aanvraag van een VOG wordt per 2020 toegevoegd aan de gerichte vrijstellingen. De organisatie kan deze kosten onbelast vergoeden aan de werknemer zonder deze bedragen ten laste van de (beperkte) vrije ruimte te hoeven brengen. Let op: in 2019 is dit nog niet het geval en moet de vergoeding nog ten laste van de vrije ruimte worden gebracht.
• Als u een vaste kostenvergoeding aan uw werknemers geeft, dan moet u schriftelijk aangeven welke kosten hiermee worden vergoed. U dient per kostensoort aan te geven of deze onder een gerichte vrijstelling valt of ten laste van de vrije ruimte WKR moet worden gebracht. Middels een representatief onderzoek moet u aannemelijk maken dat de werknemers deze kosten daadwerkelijk maken. 
• De Belastingdienst heeft aangegeven dat de premie voor de bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering moet worden aangemerkt als belastbaar loon voor de individuele bestuurders. Om te voorkomen dat deze premie op de loonstrook moet worden opgenomen dient deze premie ten laste van de vrije ruimte WKR te worden gebracht.
• De WKR gaat uit van kosten inclusief btw. Dit betekent dat bij de registratie de bedragen inclusief btw in de vrije ruimte moeten worden opgenomen.
• Een organisatie kan in de problemen komen met de Wet Normering Topinkomens (WNT) wanneer een topfunctionaris een te hoog loon heeft ontvangen. Dit kan gebeuren door een onjuiste verwerking in de WKR. Het is daarom belangrijk om te zorgen dat de vergoedingen goed en volledig worden vastgelegd.
• Om gebruik te maken van fiscale vrijstellingen moeten de regelingen formeel worden aangewezen. Dit betekent dat er een registratie moet zijn van dat wat u onder de WKR wilt laten vallen. Voorkom fiscale risico’s en procedures met de Belastingdienst door uw regelingen eenvoudig vast te leggen in een kruisjeslijst.

Wilt u extra hulp bij bovenstaande tips? De specialisten van Mazars helpen u graag en bieden de ondersteuning die u nodig heeft. Wij kunnen voor u een WKR-scan uitvoeren om de fiscale risico’s te berekenen en waar mogelijk belasting te besparen.

Meer weten?

Bent u benieuwd hoe het met de vrije ruimte en werkkostenregeling staat binnen uw organisatie? Neem dan contact op met Marco Zimmerman per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 20 65 of met Martin Aandewiel per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 16 15 of met Renee Pauli per e-mail of per telefoon +31 (0)88 277 24 38. Zij helpen u graag verder.