Doelmatigheid binnen het onderwijs: verantwoording van publieke middelen

8 oktober 2020 – De maatschappelijke behoefte aan verantwoording over de besteding van publieke middelen is de afgelopen jaren sterk toegenomen. Zo ook in de onderwijssector. De Haagse politiek interesseert zich steeds meer voor de wat zij noemen ʽbovenmatige vermogens’ die op de plank zouden liggen bij onderwijsinstellingen.

Tegelijkertijd is er bij onderwijsinstellingen behoefte aan meer geld van de overheid voor het aanpakken van problemen als werkdruk en het doorvoeren van essentiële veranderingen in het onderwijs. Meer dan ooit wordt van onderwijsbesturen gevraagd om verantwoording af te leggen over de besteding van de ontvangen publieke middelen en de maatschappelijke impact die hiermee wordt gegenereerd.

TRANSFORMATIE

Waar onderwijsinstellingen in het verleden voor al hun uitgaven een bonnetje moesten inleveren bij het ministerie, krijgen ze nu al sinds jaar en dag een lumpsum rijksbijdrage.  Schoolbesturen beslissen zelf waaraan ze dit budget uitgeven. Het overgrote deel hiervan gaat naar de salarissen van leraren en ander personeel. Van het overige deel kopen scholen bijvoorbeeld meubels en (digitale) leermiddelen. Dit principe gaat vooral uit van het vertrouwen in schoolbesturen dat zij beschikbare middelen verstandig zullen aanwenden, waarover ze in hun jaarverslag verantwoording afleggen. Waar de focus van de politiek en overheid aanvankelijk voornamelijk lag op het feit of de gelden wel conform de wet- en regelgeving werden besteed (rechtmatigheid), is er nu veel meer aandacht voor het maatschappelijk effect dat wordt bereikt met de verkregen overheidsbijdrages. In de afgelopen jaren zijn onderwijsinstellingen al steeds bedrijfsmatiger gaan werken omdat de overheid ook een ‘efficiënte’ benutting van ter beschikking gestelde middelen verlangde. Een ontwikkeling die ook mede werd ingegeven door de financiële crisis van 2008, waardoor het Rijk minder geld had te besteden en dus ook minder kon bekostigen.

Bovenstaande transformatie heeft gezorgd voor een behoorlijke verantwoordingsdruk bij schoolbesturen, waarbij de balans tussen hard en soft controls binnen de organisatie alleen nog maar belangrijker is geworden. Hard controls zijn te typeren als maatregelen die gedrag direct beïnvloeden, zoals regels en procedures. Soft controls beïnvloeden gedrag indirect omdat zij gericht zijn op (gedeelde) normen en waarden binnen een organisatie. Wanneer er bijvoorbeeld een nieuw bureau moet worden aangeschaft voor in de bestuurskamer, wil je dan steunen op regels die exact voorschrijven hoeveel zo’n bureau mag kosten, of steun je liever op de gemeenschappelijke overtuiging dat zekere zuinigheid gepast is?

Eén van de aspecten waar het schoolbestuur verantwoording over moet afleggen, is de omvang van het aangehouden vermogen. Recentelijk bleek dat scholen voor basis- en voortgezet onderwijs samen meer dan een miljard euro aan waarschijnlijk bovenmatig eigen vermogen hebben. Een deel van de scholen houdt volgens de Onderwijsinspectie ruimschoots meer geld achter de hand dan nodig zou zijn. De politiek ziet dit overschot als geld dat beter kan worden besteed aan kwalitatief goed onderwijs. Onderwijsminister Slob liet daarom weten dat besturen zich moeten gaan verantwoorden over hun reserves.

SIGNALERINGSWAARDE

Om de hoogte van deze reserves in kaart te kunnen brengen, heeft de Onderwijsinspectie de reeds bestaande signaleringswaarde vernieuwd. Met behulp van de signaleringswaarde kan inzichtelijk worden gemaakt welk bedrag een bestuur redelijkerwijs nodig heeft om bezittingen te financieren en risico’s op te vangen. Deze berekening kan volgens de inspectie in alle onderwijssectoren worden toegepast. Het hanteren van een eenduidige waarde voor alle onderwijsvormen lijkt echter lastig. Zo zijn gemeenten verantwoordelijk voor de huisvesting van scholen in het basisonderwijs, voortgezet onderwijs en speciaal onderwijs, terwijl instellingen aan het beroepsonderwijs, de volwasseneducatie en het hoger onderwijs zelf verantwoordelijk zijn voor hun huisvesting.

RISICOMANAGEMENT

Om de reserves te kunnen onderbouwen, adviseren wij het opbouwen en onderhouden van een breed gedragen risicomanagementproces. Wij benaderen dat bijzonder pragmatisch. Met behulp van een reeks interviews helpen wij u inzicht te krijgen in  de belangrijkste risico’s van uw organisatie, die bijvoorbeeld het imago of de kwaliteit van het onderwijs van uw organisatie zouden kunnen bedreigen. Na een gemeenschappelijke analyse, kunnen we een risico top-10 opstellen voor uw organisatie; dit biedt een noodzakelijke focus in een wereld waarin steeds ‘heel veel’ belangrijk is. Vervolgens verdiepen we ons in de risico’s met bedrijfsvoerings- en financiële gevolgen en faciliteren we uw analyse ter onderbouwing van uw vermogenspositie. De Onderwijsinspectie zal hier de komende tijd veel aandacht voor hebben.

ORGANISATIECULTUUR

Het onderwijs was jaren gestoeld op rechtmatigheid, het handelen in overeenstemming met de geldende regels en besluiten. Nu spelen ook bedrijfsmatig denken en doelmatigheid een steeds belangrijkere rol. Naast de Onderwijsinspectie, wil ook de maatschappij meer inzicht verkrijgen in welke impact onderwijsinstellingen genereren met het ontvangen overheidsgeld. Het afgeven van een diploma is niet meer alleen waar het om draait. Het creëren van waarde voor de maatschappij met het onderwijs dat wordt gegeven, staat steeds meer centraal in de verantwoordingsdruk. ‘Maatschappelijke impact’ is het nieuwe toverbegrip.

Dit vraagt om een andere organisatiecultuur. Een cultuur waarin besturen samen met docenten, en in overleg met bijvoorbeeld ouders, gemeenten en bedrijven, afstemmen wat de belangrijkste opleidingsinspanning zou moeten zijn. Een cultuur waarin alle belanghebbenden het vanzelfsprekend vinden om elkaar te helpen een steeds betere prestatie te leveren en om de mogelijkheden die digitalisering biedt optimaal te benutten. Belangrijk daarbij is om het onderwijs zoveel mogelijk af te stemmen op het unieke talent van ieder individueel kind. En dat met de middelen die u daarvoor van de overheid tot uw beschikking krijgt.

IMPACT

De invulling van het begrip doelmatigheid is door de beschreven ontwikkelingen regelmatig geherdefinieerd. Dit maakt het voor onderwijsinstellingen lastig om de maatschappelijke impact van hun bestedingen te meten, vast te stellen en te verantwoorden. De Onderwijsinspectie is steeds concreter bezig met het onderwerp doelmatigheid, maar worstelt ook met het vormgeven daarvan. Onze specialisten gaan op 6 november 2020 in gesprek met het onderwijsveld over de maatschappelijke impact en de ambities van onderwijsinstellingen. We hebben de doelstelling concrete invulling te geven aan het begrip doelmatigheid en wat de maatschappelijke impact dan is. Daarnaast willen we met de verschillende stakeholders ontdekken hoe hier op een transparante en gestructureerde wijze over gerapporteerd kan worden. Belangrijk daarbij is het maken van een financiële vertaalslag naar de besteding van de publieke middelen. 

MAZARS KAN U HELPEN

De specialisten van Mazars hebben diepgaande kennis van en ervaring met de onderwijssector, het vinden van de balans tussen soft en hard controls, het opstellen en onderhouden van een risico top-10, het onderbouwen van een continuïteitsreserve en het uitvoeren van impact assessments. Een gestructureerd HR-beleid dat hierbij aansluit met een slimme inzet van personeel en middelen kan bijdragen aan het optimaliseren van uw doelmatigheid. Het tweede artikel in deze reeks geeft u meer informatie over hoe u een dergelijk passend HR-beleid vorm kunt geven.

MEER WETEN?

Wilt u meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact op met Ivar Brouwer, Senior Manager Audit & Assurance, per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 21 21 of met Arnoud Ellenbroek, Director Governance, Risk, Compliance & Sustainability, per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 14 73. Zij helpen u graag verder.