Het voorschot NOW en de definitieve afrekening

8 april 2021 - Ondernemers hebben al van vier NOW-tijdvakken gebruik kunnen maken en de aanvraagperiode van het vijfde tijdvak (voor de loonkosten van het tweede kwartaal van 2021) start per 17 mei 2021. Na het indienen van de aanvraag keert het UWV al vrij snel een voorschot uit. In een later stadium wordt het definitieve bedrag van de NOW-subsidie toegekend en dan kan blijken dat een deel van het voorschot moet worden terugbetaald of zelfs in het geheel geen recht bestaat op NOW en alles moet worden terugbetaald.

De laatste tijd verschijnen in de media steeds meer verhalen over ondernemers die de NOW-steun moeten terugbetalen. In dit artikel leggen wij uit wat veel voorkomende misverstanden zijn en hoe u zelf kunt berekenen of u het voorschot mag behouden dan wel (een deel) moet terugbetalen en wat de belangrijkste redenen zijn voor verplichte terugbetaling van het ontvangen voorschot. Bent u het niet eens met de definitieve berekening? Dan bestaat de mogelijkheid om bezwaar in te dienen.

Proces

Elk NOW-tijdvak kent zijn eigen aanvraagperiode. Eerst gaat het digitale aanvraagloket bij het UWV open om het voorschot aan te vragen. De werkgever heeft 4 tot 8 weken (afhankelijk van de regeling) de tijd om de aanvraag in te dienen. Na afloop van deze periode sluit het aanvraagloket en later opent het UWV opnieuw het aanvraagloket en moet de werkgever binnen de gestelde periode de aanvraag indienen voor de definitieve berekening.

Hieronder treft u de verschillende aanvraagperioden aan:

NOW

1e tijdvak

2e tijdvak

3e tijdvak

4e tijdvak

5e tijdvak

 

van - tot

van - tot

van - tot

van - tot

van - tot

Aanvraagloket voorschot

6 apr - 5 jun 2020

6 jul - 31 aug 2020

16 nov - 27 dec 2020

15 feb - 14 mrt 2021

17 mei - 13 jun 2021

Aanvraagloket definitieve berekening

7 okt 2020 - 31 okt 2021

15 mrt 2021 - 5 jan 2022

4 okt 2021 - 26 jun 2022

31 jan 2022 - 23 okt 2022

31 jan 22 - 23 okt 2022

Dit betekent bijvoorbeeld dat het sinds 15 maart jl. mogelijk is om de definitieve aanvraag voor het tweede NOW-tijdvak in te dienen en dat de werkgever daarvoor de tijd heeft tot 5 januari 2022.

Uitbetaling

Het voorschot dat het UWV uitbetaalt, wordt gebaseerd op de gegevens uit de aanvraag. Het belangrijkste gegeven daaruit is het verwachte percentage aan omzetverlies. Het voorschot is logischerwijs hoger als een aanvraag wordt ingediend voor een 100% omzetverlies dan wanneer in de aanvraag bijvoorbeeld wordt uitgegaan van 30% omzetverlies. Dit percentage zal in de meeste gevallen de grootste oorzaak zijn dat de definitieve afrekening afwijkt van het voorschot. Valt het omzetverlies mee, dan zal dit sneller leiden tot een terugbetaling dan wanneer het opgegeven verwachte omzetverliespercentage te laag was ingeschat.

Overigens wordt het voorschot berekend op basis van 80% van de verleende subsidie. In de regeling is dus al een marge ingebouwd die kan zorgen voor een verschil tussen het bedrag van het voorschot en de definitieve afrekening.

Daling loonsom

Bij de definitieve afrekening kan ook heel duidelijk de voorwaarde in de NOW-regeling tot uiting komen die bepaalt dat de loonsom niet mag dalen. Een daling van de loonsom in de NOW-periode ten opzichte van de loonsom van de referentieperiode leidt in principe tot een lagere subsidie en daarmee vaak tot een terugbetaling. De achtergrond van deze bepaling is dat de overheid met de NOW-regeling probeert te voorkomen dat werknemers ontslagen worden en daarom leidt een lagere loonsom tot een lagere subsidie.

In de NOW 1.0 staat dat de loonsom over de maanden maart tot en met mei 2020 niet mag dalen ten opzichte van de loonsom van de maand januari 2020. Januari is het tijdvak waarmee vergeleken wordt.

In NOW 1.0 is het zelfs zo dat een daling van de loonsom die het gevolg is van een ontslagaanvraag bij het UWV een extra vermindering van de subsidie oplevert van 50%, dit werd de ontslagboete genoemd. Hier is veel politieke discussie over ontstaan en bij latere regelingen (NOW 2.0 en verder) is deze extra korting van 50% geschrapt. Maar een daling van de loonsom leidt ook bij NOW 2.0 nog steeds tot een lagere subsidie. Bij NOW 3.0 is bepaald dat de loonsom maximaal 10% mag dalen zonder dat het leidt tot een lagere subsidie. Dit geeft de werkgever enige ruimte.

Een misverstand is dat de definitieve subsidie berekend wordt door te rekenen met de werkelijke loonsommen van de maanden maart tot en met mei; zó is de regeling niet vorm gegeven. Het is zo geregeld dat een daling van de loonsom leidt (via een bepaalde formule) tot een correctie op het eerder berekende bedrag (ten tijde van de aanvraag van het voorschot).

Zie hieronder een voorbeeld ter illustratie:

Uitgangspunten:

   

Berekening voorschot:

 

Berekening korting:

Loon januari

100.00

 

300.000 - 3* loonsom januari

 

210.000 - werkelijke loonsom maart t/m mei

Loon maart

70.000

 

130% - opslag werkgeverslasten

 

90.000 - lagere loonsom t.o.v. januari 3*

Loon april

70.000

 

90% - maximale vergoeding

 

130% - opslag werkgeverslasten 

Loon mei

70.000

 

50% - omzetverlies 

 

90% - maximale vergoeding 

Omzetverlies 

50%

 

175.500 - basisbedrag subsidie 

 

105.300 - korting 

     

80% 

   
     

140.400 - voorschot 

 

175.500 - basisbedrag subsidie 

         

70.200 - definitief bedrag subsidie 

         

140.400 - ontvangen voorschot 

         

70.200 - terug te betalen

Eerst wordt het voorschot berekend op basis van drie maal de loonsom van de maand januari. In bovengenoemd voorbeeld is het voorschot € 140.400. Vervolgens wordt achteraf bekeken of de loonsom van de maanden maart tot en mei is gedaald (ten opzichte van januari) en wordt een korting op het eerder berekende subsidiebedrag berekend en wordt dit hiervan afgetrokken. In het voorbeeld is de korting € 105.300. Dat bedrag wordt afgehaald van het eerder berekende subsidiebedrag (van € 175.500) en dan resteert een recht op subsidie ter grootte van € 70.200. Omdat eerder een voorschot is ontvangen van € 140.400 dient de werkgever uit dit voorbeeld een bedrag van € 70.200 terug te betalen aan het UWV.

Een hogere loonsom

Naast een verlaging als gevolg van de korting zoals hierboven toegelicht, kan er ook sprake zijn van een verhoging van de berekening van de subsidie. Dat is aan de orde als de loonsom over de maanden maart tot en met mei hoger is dan driemaal de loonsom over januari. Deze bepaling is (later) ingevoerd in NOW 1.0 omdat bleek dat sommige ondernemingen als gevolg van een seizoenspatroon in de maanden maart tot en met mei een veel hogere loonsom hadden dan in januari. Een duidelijk voorbeeld is de strandtenthouder die in januari een veel lagere loonsom zal hebben dan in de maanden maart tot en mei als (normaliter) het strandseizoen begint. Zonder deze bijzondere maatregel zou de ondernemer een subsidie krijgen op basis van de lage loonsom van de maand januari terwijl hij in het seizoen veel hogere werkelijke loonkosten heeft.

De verhoging van de subsidie is niet onbeperkt en wordt begrensd door uit te gaan van de loonsom van maximaal driemaal het maandloon van maart. Is het maandloon van de maanden april en mei hoger dan de maand maart, dan wordt voor de loonsom van april en mei uitgegaan van de loonsom van maart.

Incidentele betalingen in de referentieloonsom

Na introductie van de NOW 1.0 bleek dat de loonsom van de maand januari soms ook incidentele betalingen bevat die leiden tot een hogere referentieloonsom. Zonder werknemers te ontslaan of aflopende contracten niet te verlengen in de maanden maart tot en met mei, leidt zo’n hogere loonsom in januari automatisch tot een lagere subsidie. De wetgever vindt dit ongewenst en heeft later een wijziging doorgevoerd die regelt dat de loonsom van januari geschoond wordt van de dertiende maand-betalingen. Andere incidentele betalingen zoals eenmalige bonussen worden niet geëlimineerd uit de loonsom. Dit betekent dat wanneer een onderneming eenmalige bonussen betaald heeft in januari, dit effect heeft op de NOW-subsidie. Iets om rekening mee te houden dus!

Peildata

Het is belangrijk om te beseffen dat de loonsommen waarmee het UWV rekent, de loonsommen zijn zoals bekend waren op peildatum. Voor NOW-1 is dit bijvoorbeeld 15 mei 2020. Dat betekent dat correctieberichten die na 15 mei 2020 zijn ingediend geen effect hebben op de loonsommen.

Check de aanvullende voorwaarden

Naast dat het van belang is om na te gaan op welke wijze je berekent op welke subsidie een ondernemer uiteindelijk recht heeft, is het ook van belang om hierbij de aanvullende voorwaarden te checken die aan de subsidie gesteld worden. Wanneer er niet aan zo’n voorwaarde wordt voldaan, dan gaat er een streep door de gehele subsidieaanvraag en dient het gehele voorschot te worden terugbetaald.

Een belangrijke voorwaarde waaraan moet worden voldaan is het bonusverbod. Afhankelijk van de regeling (NOW-1.0, 2.0 of 3.0) geldt in de meeste situaties een verbod om bonussen te betalen aan leden van de directie of het bestuur. Dit is dus een alles-of-niets-bepaling. Wordt (als het verbod aan de orde is) een bonus betaald aan één lid van de directie, al is het bijvoorbeeld maar € 500, dan moet de onderneming het gehele voorschot terugbetalen.

Overigens is de vraag óf het bonusverbod van toepassing is, afhankelijk van de regeling (NOW-1.0, 2.0 of 3.0), de soort aanvraag (concern of werkmaatschappij) en de omvang van het subsidiebedrag. In een latere publicatie gaan we hier nader op in.

Mazars kan u helpen

De aanvraag van een NOW-subsidie is vrij eenvoudig en het voorschot wordt vrijwel direct uitbetaald. Pas op een (veel) later tijdstip vindt de afrekening plaats en wordt bepaald waar de onderneming daadwerkelijk recht op heeft.

Het is – zeker in deze onzekere tijden – belangrijk om een goede inschatting te maken van het recht op subsidie zodat de ondernemer weet of er nog recht bestaat op een aanvulling op het eerder ontvangen voorschot of dat het voorschot geheel of gedeeltelijk moet worden terugbetaald.

Meer weten?

Wilt u hulp hebben bij het maken van de definitieve berekening of wilt u weten of aan alle voorwaarden wordt voldaan? Neem dan contact op met Marco Zimmerman per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 20 65 of met Renee Pauli per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 24 38. Zij helpen u graag verder.