Hoe maak je IT geschikt voor het post-coronatijdperk?

29 mei 2020 - Het coronavirus heeft een grote impact op vrijwel alle sectoren en ondernemingen. Als gevolg van de coronacrisis nemen ondernemingen allerlei maatregelen om zo goed als mogelijk door deze moeilijke tijd te komen.

Omdat niet duidelijk is wanneer ondernemingen weer op reguliere wijze kunnen opereren, zien veel CFO's zich gedwongen kostenbesparingen te realiseren. Dit blijkt uit onderzoek van onderzoeksbureau Gartner onder 161 financieel managers. CFO's zijn onzeker hoe heropening eruitziet en hebben weinig zicht op de ontwikkeling van de omzet. Dit leidt ertoe dat CFO's structurele kostenbesparingen en kostenoptimalisaties zoeken om de cashflow de komende maanden te beschermen. Investeringen in technologieën waarmee zij verwachten  kostenoptimalisaties te kunnen realiseren hebben grote interesse. Zo verwacht 24% van de CFO's meer te investeren in Robotic Process Automation (RPA), 20% in cloud-gebaseerde (ERP) technologieën en 19% in analytics.

Veranderingen

De coronacrisis zorgt binnen veel organisaties voor een plotselinge verandering van werkwijze. Veel ondernemingen opereren nu in remote-omgevingen, waarbij minder personeel beschikbaar is om kritieke processen te beheren wat resulteert in immense kostendruk. Dit leidt ertoe dat bedrijven sneller de overstap naar de cloud maken, meer RPA gaan toepassen in diverse bedrijfsprocessen en nog meer de noodzaak zien om op basis van analytics te komen tot een effectievere en efficiëntere besluitvorming.

De bestaande IT-infrastructuur zal in sommige gevallen essentiële en noodzakelijke aanpassingen nodig hebben om te voorkomen dat IT de bottleneck wordt. De uitdagingen voor een CFO en / of IT-manager zijn groot in het dubbelspel om zowel op de korte als lange termijn ervoor te zorgen dat IT een integraal onderdeel van een onderneming blijft.

Enerzijds zal er moeten worden gekeken naar wat noodzakelijk is om in de huidige situatie te kunnen overleven. Anderzijds zal er moeten worden gekeken naar de mogelijkheden of noodzakelijkheden om te kunnen blijven groeien. Dit vraagt in sommige gevallen een herijking van de IT-strategie en de nodige aanpassingen aan het bestaande IT-landschap.

Door de coronacrisis worden digitaliseringsthema’s nog relevanter, bovendien biedt deze crisis een onderneming de mogelijkheden om goed zicht te krijgen op wat er nodig is om een toekomstvaste IT-functie neer te zetten. Een CFO en / of IT-manager zal zich dan ook moeten focussen op de zorg dat in de huidige situatie medewerkers op een goede manier kunnen blijven werken en op het ontwikkelen van een plan om in het post-coronatijdperk verder te kunnen groeien. Met alle ervaringen van deze tijd, zal er ook een plan klaar moeten zijn voor een eventuele volgende crisis. Hierbij staan een aantal thema’s centraal ,waarbij flexibiliteit en wendbaarheid voorop staan.

IT Operating Model

Om flexibel en wendbaar te kunnen zijn, zal niet alleen de technologie moeten worden aangepast, maar ook de IT-organisatie zelf. Een kortere time-to-market van nieuwe ideeën vraagt ​​om een ​​verandering van het (IT) Operating Model, waardoor snelheid en flexibiliteit toenemen. Dit vereist nieuwe manieren van samenwerking tussen de business en IT. In het oude model is de IT-functie puur ondersteunend voor de onderneming met een traditionele vraag-aanbodopstelling. Naarmate we steeds verder het digitale tijdperk ingaan, vervaagt de kloof tussen IT-strategie en ondernemingsstrategie. De introductie van agile principes en werkwijzen betekent dat business en IT met elkaar verweven zijn. Dit impliceert een fundamentele wijziging van het gehele bedrijfsmodel.

Cloud

Eén van de essentiële kenmerken om deze crisis goed te kunnen weerstaan, is om flexibel en wendbaar te kunnen zijn. De cloud is hiervoor een belangrijk middel. Het nadenken over een stap naar de cloud is daardoor nu erg actueel geworden. Een migratie naar de cloud vraagt om een weloverwogen aanpak. Daarbij is het belangrijk om na te gaan welke onderdelen van IT naar een cloud-omgeving kunnen worden overgezet en wat daarbij het juiste model is. Een duidelijk plan om zowel de cloud, hybride en traditionele infrastructuur te optimaliseren en af te stemmen op de wisselende behoeften, is daarbij één van de eerste stappen.

IT-Architectuur en Cybersecurity

Om flexibel en wendbaar te kunnen zijn en om goed in te kunnen spelen op de snel veranderende omstandigheden, is het belangrijk om te kijken welke aanpassingen nodig zijn voor de totale IT-architectuur. Op welke onderdelen moet het bijvoorbeeld mogelijk zijn relatief eenvoudig een applicatie te kunnen vervangen zonder dat dit een grote impact heeft op het totale IT-landschap. Daarnaast moeten de applicaties die in veel backofficeprocessen worden gebruikt robuust en stabiel kunnen blijven functioneren. Sinds de coronacrisis is er een sterke opkomst van e-commerce. Dit vraagt om architectuur die het mogelijk maakt om front-officeapplicaties (online portal, apps) te kunnen integreren met back-officeapplicaties. Dit alles uiteraard met de juiste eisen en maatregelen op het gebied van privacy en cybersecurity.

Digital Workplace

Nu veel medewerkers vanuit huis werken, worden zij gedwongen om nieuwe manieren van werken aan te leren, waarbij in sommige gevallen ook nieuwe samenwerkingssoftware (bijvoorbeeld Teams, SharePoint, Zoom) in zeer korte tijd wordt geïntroduceerd. Dit vraagt om de juiste adoptie en begeleiding. Daarnaast is het essentieel dat (kritische) bedrijfsapplicaties op afstand beschikbaar zijn en dat medewerkers toegang hebben tot alle data die zij nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Door de coronacrisis zijn er in een zeer korte tijd nieuwe of andere samenwerkingsvormen ontstaan, waarbij het essentieel is dat deze goed worden gefaciliteerd door de juiste IT-middelen en IT-infrastructuur. 

Digital Workforce

Als gevolg van de coronacrisis hebben veel bedrijven de externe inhuur tijdelijk stopgezet, maar de werkdruk neemt in veel gevallen niet af of is zelfs alleen maar toegenomen. Toepassingen als Robotic Process Automation en Chatbots geven bedrijven de mogelijkheid om een zogenaamde ‘Digital Workforce’ te creëren om hiermee slimmer en efficiënter te kunnen werken en medewerkers te ontlasten van de veelvoud aan repetitieve handelingen die zij dagelijks moeten uitvoeren. Daarnaast is het mogelijk om met het inzetten van RPA in een relatief korte tijd automatisering toe te passen zonder dat daar allerlei aanpassingen nodig zijn in bestaande bedrijfsapplicaties of IT-infrastructuur.   

Uw roadmap naar een toekomstbestendige IT-aanpak

Vanuit onze Digital Transformation praktijk adviseren wij CFO’s en IT-managers in de stappen die zij moeten zetten om een post-coronaproof IT-functie in te richten en te transformeren naar een bijpassende IT-architectuur. Met de kennis van de laatste innovaties op het gebied van onder andere RPA, Chatbot, Process Mining en Analytics kijken wij naar wat relevant is om toe te passen om uw onderneming IT futureproof te maken.

Hoe ziet onze aanpak eruit?

Op basis van onze ervaringen met het begeleiden van bedrijven in hun digitale transformatie, van strategie tot en met implementatie, hebben wij een aanpak ontwikkeld die wij in een relatief korte tijd met u kunnen doorlopen. Deze aanpak bestaat uit de volgende stappen:

Om deze stappen te kunnen doorlopen hebben wij uiteraard input nodig vanuit diverse stakeholders van uw onderneming. Wij beseffen dat wij met deze aanpak geen groot beslag kunnen leggen op de medewerkers, zeker in deze tijd. Wij hebben dan ook heel bewust gekeken naar op welk moment en met wie wij een afstemming willen houden. Hierdoor kunnen wij zo efficiënt en effectief mogelijk omgaan met de inzet van de medewerkers. Uiteraard houden wij ons daarbij aan de huidige maatregelen en daarom zullen overleggen, zoveel als mogelijk, virtueel (via videocalls) plaatsvinden.   

Wat levert het u op?

Met het doorlopen van de bovengenoemde stappen ontstaat een integraal beeld van wat er nodig is om een futureproof IT-functie in te richten, die volledig aansluit bij de strategie en ambities. Hiermee bent u in staat om, op basis van weloverwogen analyses, de juiste veranderingen in gang te zetten en de juiste investeringen te doen.

Wat krijgt u?

Op basis van de analyses die wij uitvoeren en resultaten van de verschillende gesprekken, werken wij toe naar een IT-roadmap, waarin wij al onze adviezen bundelen. Op basis van deze roadmap moet u de volgende vragen kunnen beantwoorden; wat moet ik doen om onze ambities te kunnen bereiken? En wat zijn de afhankelijkheden (volgordelijkheid) waarin ik dit moet uitvoeren?

Meer weten?

Heeft u nog vragen of wilt u direct aan de slag? Neem dan contact op met Marc van Biert per email of per telefoon: +31 (0)88 277 19 40. Hij helpt u graag verder.