Hoge energieprijzen, kan ik mijn werknemers compenseren?
11 oktober 2022 – De laatste tijd krijgen we van werkgevers regelmatig de vraag of en op welke wijze werknemers kunnen worden ondersteund ter compensatie van de torenhoge energieprijzen. Werknemers kunnen door de hoge energieprijzen en inflatie in financiële problemen komen. Financiële zorgen hebben veelal invloed op het welzijn van de werknemer en eventueel ook op de arbeidsprestatie.
Compensatie en de fiscus
Het staat een werkgever vrij om werknemers financieel te compenseren voor de hogere energieprijzen in de vorm van een eenmalige toelage of een periodieke toelage. De fiscus zal de compensatie aanmerken als loon. De werknemer is over de vergoeding loonbelasting en premies volksverzekeringen verschuldigd en de werkgever is over de vergoeding premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet verschuldigd. Het inkomen van de werknemer stijgt door deze vergoeding, dit kan vervolgens nadelige gevolgen hebben voor de inkomensafhankelijke bijdragen voor de werknemer. Denk hierbij aan huur-, zorg, en kinderopvangtoeslag en kindgebonden budget.
Als alternatief kan gebruik worden gemaakt van de mogelijkheden die de werkkostenregeling (WKR) biedt. De eventuele compensatie welke netto wordt uitbetaald, kan worden onderbracht in de vrije ruimte van de WKR. De werknemer is in dat geval geen loonbelasting verschuldigd en van nadelige gevolgen voor de inkomensafhankelijke bijdragen is geen sprake. Wordt de vrije ruimte overschreden dan is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd. Zelfs al wordt de vrije ruimte overschreden dan zijn de ‘out-of-pocket’ kosten voor de werkgever, rekening houdend met de netto vergoeding aan de werknemer, in de meeste gevallen lager dan wanneer de vergoeding aan de werknemer bruto wordt uitbetaald.
Als de werkgever gebruik maakt van de mogelijkheid die de werkkostenregeling biedt, zal rekening moeten worden gehouden met de zogenaamde gebruikelijkheidstoets. Dit houdt in dat de vergoeding voor de vrije ruimte van de WKR niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het moet gebruikelijk zijn dat een werknemer vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang krijgt en de werkgever de loonbelasting / premie volksverzekeringen via de – eventuele – eindheffing voor rekening neemt. Vergelijkbare omstandigheden kunnen bijvoorbeeld andere werknemers van dezelfde werkgever en werknemers bij ander werkgevers zijn. Het bedrag van de vrije ruimte wordt in 2023 iets hoger (€ 880 bij een loonsom van tenminste € 400.000).
Zolang het totaalbedrag aan vergoedingen en verstrekkingen aan een individuele werknemer beneden de doelmatigheidsgrens van € 2.400 per jaar blijft, is sowieso voldaan aan de gebruikelijkheidstoets. Overstijgen de vergoedingen en verstrekkingen de € 2.400 dan dient de gebruikelijkheid in acht te worden genomen.
Meer weten?
Wilt u meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact op met uw contactpersoon bij Mazars of met Hardy Bruins per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 11 39. Zij helpen u graag verder.
Meer informatie?