Vanaf 1 maart 2020 meldingsplicht voor buitenlandse dienstverrichters in Nederland

Voor wie?

De meldingsplicht geldt voor buitenlandse dienstverrichters die in Nederland werkzaamheden verrichten en daarbij een werknemer in Nederland detacheren. Het gaat hierbij om werknemers die tijdelijk voor hun werkgever in Nederland gaan werken. Tijdens dit verblijf moet de arbeidsovereenkomst met de buitenlandse werkgever in stand blijven. De meldingsplicht geldt ook voor buitenlandse zelfstandigen die tijdelijk in Nederland een opdracht vervullen. 

Waarom?

De meldingsplicht wordt ingevoerd om de Inspectie SZW meer handvatten te geven voor toezicht en handhaving van de verschillende regels die gelden voor buitenlandse werknemers die tijdelijk in Nederland komen werken. Het gaat daarbij o.a. om de controle op het minimumloon, minimum aantal vakantiedagen, etc. Via deze meldingsplicht zal er meer controle kunnen worden uitgevoerd op de sociale zekerheidsbijdragen (wel of geen aanwezige A1-verklaring) en op de zogenaamde derdelanders (zoals bijvoorbeeld Oekraïners) die in Nederland tijdelijk kunnen werken als er sprake is van grensoverschrijdende dienstverlening.

Noodzakelijke informatie

De volgende informatie moet de buitenlandse dienstverrichter bij de melding doorgeven:

• De gegevens van de buitenlandse onderneming (inclusief btw-nummer)
• De identiteit van de persoon die de melding doet
• De gegevens van de contactpersoon in Nederland (verplicht voor de buitenlandse onderneming), tenzij als zelfstandige wordt gewerkt
• De gegevens van de Nederlandse klant / opdrachtgever (inclusief KvK- en btw-nummer)
• De sector waar in Nederland in gewerkt zal worden (inclusief subsector en SBI-code)
• Het adres van de werkplek
• De vermoedelijke start- en einddatum van de werkzaamheden
• De identiteit van de persoon die verantwoordelijk is voor de uitbetaling van het loon (de werkgever)
• De identiteit van de werknemer (inclusief Burgerservicenummer indien van toepassing)
• De einddatum van de werkvergunning, wanneer de werknemer een derdelander is
• De aanwezigheid van een A1-verklaring vanwege de bijdrage voor de toepasselijke socialezekerheidsregeling

Voor zelfstandigen

De meldingsplicht geldt voor zelfstandige ondernemers alleen als ze werkzaam zijn in specifieke sectoren. Het gaat primair om de volgende sectoren (niet limitatief):

• Land- en tuinbouw
• Voedingsindustrie
• Bouw
• Schoonmaak
• Metaal
• Glazenwasserij
• Zorg

De zelfstandige moet zaken melden zoals zijn identiteit, de gegevens van zijn onderneming, de identiteit van zijn opdrachtgever, de sector waarin hij in Nederland gaat werken, het adres van de werkplek, de verwachte duur van de werkzaamheden, etc. Voor kleine zelfstandigen is onder voorwaarden een jaarmelding mogelijk. Deze mogelijkheid geldt echter niet in de bouwsector en uitzendsector.

Voor de Nederlandse opdrachtgever

De meldingsplicht is niet alleen relevant voor de buitenlandse onderneming, maar zeker ook voor de Nederlandse dienstontvanger (opdrachtgever). De Nederlandse onderneming die werkzaamheden laat verrichten door een buitenlandse onderneming moet namelijk controleren of de melding correct is gebeurd. De Nederlandse opdrachtgever moet van de buitenlandse onderneming een afschrift van de melding krijgen. Zodra de melding gedaan is via het online meldloket ontvangt de Nederlandse opdrachtgever een email waarin wordt gevraagd om de aangemelde werkzaamheden te controleren. De opdrachtgever moet controleren of de onderneming of de zelfstandige de werkzaamheden juist heeft aangemeld, zoals de vermoedelijke start- en einddatum van de dienst, de eigen (organisatie)gegevens en het adres van de werkplek. Deze verificatie zal ook gebeuren via het online meldloket. De Nederlandse opdrachtgever moet dus controleren of er een melding is gedaan en ook controleren of de gemelde informatie correct is. De Nederlandse opdrachtgever moet deze controle uiterlijk vijf werkdagen na aanvang van de werkzaamheden uitvoeren. Wanneer dit niet gebeurt, loopt de opdrachtgever het risico om een boete te krijgen.

Geen melding nodig

In sommige gevallen van incidentele arbeid hoeft er geen melding te worden gedaan. Voorbeelden hiervan zijn zakelijke besprekingen, dringend onderhoud en reparaties (mits onderdeel van een leveringsovereenkomst) of het bijwonen van congressen (korter dan 6 dagen per maand). Kijk vooraf goed naar de voorwaarden die aan deze uitzonderingen zijn verbonden.

De contactpersoon in Nederland

Elke buitenlandse werkgever (dienstverrichter) moet een aanspreekpunt in Nederland hebben die vragen kan beantwoorden van de Inspectie SZW over de detachering. Dit wordt de contactpersoon genoemd. Ook dienen de documenten zoals arbeidsovereenkomsten en loonstroken op de werkplek beschikbaar te zijn (voor controles). De contactpersoon moet bevoegd zijn om namens de buitenlandse werkgever documenten van de detachering te verzenden en te ontvangen. De naam van de contactpersoon moet ook vermeld worden als onderdeel van de meldingsplicht. Deze verplichting bestaat al sinds de introductie van de WagwEU, maar de Inspectie SZW controleert tegenwoordig vaker op de aanstelling van een contactpersoon en kan ook boetes opleggen als er nog geen contactpersoon is.

Boete

De Inspectie SZW controleert de naleving van de meldingsplicht en kan een boete opleggen bij het niet naleven van de verplichtingen. De buitenlandse onderneming kan een boete krijgen, maar ook de Nederlandse opdrachtgever als zij de melding niet heeft gecontroleerd, onjuistheden niet heeft doorgegeven of geen afschrift van de melding heeft. Een boete kan ook worden opgelegd aan de buitenlandse werkgever als de vereiste documenten niet beschikbaar zijn op de werkplek. Het gaat hierbij om documenten zoals loonstroken, werkbriefjes, A1-verklaringen en betalingsbewijzen van de werknemers.

Online meldloket open vanaf 1 februari 2020

Het online meldsysteem zal per 1 februari 2020 beschikbaar zijn zodat meldingen alvast kunnen worden gedaan. De meldingsplicht gaat in voor nieuwe opdrachten. Tijdelijke opdrachten die gestart zijn vóór 1 maart 2020 hoeven niet gemeld te worden. Verlenging (na 1 maart 2020) van opdrachten die eerder zijn ingegaan dienen wel gemeld te worden.

Meer weten?

Heeft u vragen over deze nieuwe meldingsplicht? Neem dan contact op met uw contactpersoon bij Mazars of met Marco Zimmerman per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 20 65. Wij helpen u graag verder.