Thuiswerken: EU stelt nieuwe regels voor omtrent sociale zekerheid

24 oktober 2023 - Steeds meer werknemers werken vanuit huis, dit kan gevolgen hebben voor de sociale zekerheidspositie als de werknemer in het buitenland woont. Met ingang van 1 juli 2023 kunnen deze werknemers langere periodes vanuit hun woonland werken zonder dat hun werkgever zich hoeft te registreren voor sociale zekerheidsdoeleinden. Er wordt een uitzondering op de algemene regel van de EU-regelgeving voor sociale zekerheid gemaakt, waarbij een werknemer valt onder het sociale zekerheidsstelsel van de lidstaat waar de werknemer werkt. Tot 1 juli 2024 geldt een overgangstermijn, waarbij het mogelijk is om tot maximaal één jaar terug (tot 1 juli 2023) de uitzondering aan te vragen. Het is daarom van belang om nu actie te ondernemen.

Regels voor werknemers in meerdere lidstaten

Als een werknemer werkzaamheden verricht in twee of meer lidstaten, valt de werknemer onder het sociale zekerheidsstelsel van het woonland. De voorwaarde is wel dat de werknemer meer dan 25% van de tijd in het eigen land werkt.

Nu thuiswerken (telewerk) gemeengoed is geworden, is er behoefte aan een langetermijnoplossing om deze flexibiliteit te waarborgen en te voorkomen dat er overgeschakeld moet worden naar een ander sociaal zekerheidsstelsel als gevolg van een toename van het aantal telewerkdagen. Tijdens de coronaperiode gold een tijdelijke goedkeuring. Artikel 16 van Verordening 883/2004 over de sociale zekerheid (de Verordening) biedt sinds 1 juli 2023 een oplossing voor deze ontwikkeling.

Nieuwe mogelijkheid vanaf 1 juli 2023

De Verordening biedt lidstaten de mogelijkheid om af te wijken van de algemene regel door onderlinge overeenstemming. Deze uitzondering kan van toepassing zijn op werknemers die werken voor een werkgever die in één lidstaat is gevestigd en werknemers die vanuit een andere lidstaat, hun woonland, telewerken. Bijvoorbeeld werkgever in Nederland en woonachtig in België of Duitsland.

De uitzondering houdt in dat werknemers vanaf 1 juli 2023, die minder dan 50% van hun werktijd telewerken in het eigen land gedurende twaalf maanden, sociaal verzekerd blijven in de lidstaat waar de werkgever is gevestigd. Als de drempel van 50% voor telewerken vanuit huis wordt overschreden, valt de werknemer onder het sociale zekerheidsstelsel van het eigen land. Dit De houdt in dat de werkgever zich moet registreren voor sociale zekerheidsdoeleinden in die lidstaat en daar ook premies moet gaan afdragen (met alle bijkomende lasten).

Zowel de werkgever als de werknemer moeten instemmen met deze uitzondering op basis van artikel 16. Anders blijven de algemene regels van de Verordening van toepassing. Let op dat de drempel van 50% kan worden aangepast, aangezien sommige EU-lidstaten hebben aangegeven dat zij van mening zijn dat deze drempel op een lager percentage moet worden vastgesteld.

Tijd om actie te ondernemen

Wij raden u aan om te inventariseren welke werknemers grensoverschrijdend werken. Afhankelijk van de inventarisatie kan vervolgens de uitzondering worden aangevraagd. Dit kan nog tot 1 juli 2024 met maximaal 1 jaar terugwerkende kracht. Daarna kan dit nog met slechts drie maanden terugwerkende kracht.

Heeft u een werknemer die in het buitenland thuiswerkt, dan is het verstandig om ook naar de fiscale aspecten te kijken. Voor de belastingheffing gelden namelijk geen speciale regels in de situatie van thuiswerken over de grens.

Meer weten over de nieuwe regels?

Heeft u werknemers die grensoverschrijdend werken, of wilt u werknemers faciliteren in het thuiswerken over de grens? Neem dan contact op met Alexander Rasink per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 16 15, Kevin Gielissen per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 20 94 of met Sander van Dijk per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 20 56. Zij helpen u graag verder.