Optimaal gebruikmaken van de werkkostenregeling

3 november 2023 - Het einde van het jaar nadert en dat betekent dat u binnenkort moet beoordelen of uw organisatie 80% eindheffing is verschuldigd in het kader van de werkkostenregeling (WKR). Wij geven u graag een aantal tips.

Tips vrije ruimte

De werkkostenregeling kent een vrije ruimte waaruit de werkgever belastingvrij verstrekkingen, vergoedingen e.d. kan doen aan werknemers. Als deze vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever een heffing van 80% verschuldigd. De werkgever dient achteraf bij een controle te kunnen onderbouwen of deze grens wel of niet is overschreden.

In deze bijdrage geven wij u een aantal tips:

80% eindheffing is pas verschuldigd als de vrije ruimte is overschreden. Voor het jaar 2024 is de vrije ruimte 1,92% van het fiscale loon tot en met € 400.000. Over het meerdere van het fiscale loon is de vrije ruimte 1,18%. Let op, in 2023 was over het loon tot en met € 400.000 de vrije ruimte verhoogd tot 3%.
Beoordeel – voor zover dat aan de orde is – of het voordelig is om gebruik te maken van de concernregeling. Een nadeel is dat bij toepassing van de concernregeling maar één keer gebruik kan worden gemaakt van de extra vrije ruimte (van 1,92% over € 400.000). Toepassing van de concernregeling is niet verplicht.
De waarde van een kerstpakket gaat ten laste van de vrije ruimte. Een klein geschenk ter gelegenheid van een persoonlijke aangelegenheid (maximaal € 25 inclusief btw), bijvoorbeeld in geval van een huwelijk of geboorte, vormt geen loon en kan buiten de vrije ruimte blijven.
Ook de vaste vergoeding voor thuiswerken (voor 2023 maximaal € 2,15 per dag voor bijvoorbeeld koffie en elektriciteit) blijft in 2024 buiten de vrije ruimte, voor dit bedrag geldt een gerichte vrijstelling. In december 2023 zal het bedrag voor 2024 bekend worden. Voor andere vaste (netto) vergoedingen die niet onderbouwd zijn en niet gebaseerd zijn op een kostenonderzoek, geldt dat deze aan de vrije ruimte moeten worden toegerekend.
Met ingang van 1 januari 2024 zal de gerichte vrijstelling voor reiskosten verhoogd worden naar € 0,23 per kilometer.
Het onderscheid tussen het ter beschikking stellen, dan wel vergoeden of verstrekken van OV-abonnementen, komt te vervallen. Voor alle vormen zal een gerichte vrijstelling gaan gelden als het OV-abonnement mede voor de dienstbetrekking wordt gebruikt. De nacalculatie die tot op heden gold indien een OV-abonnement werd vergoed of verstrekt komt hiermee te vervallen.
Arbo-voorzieningen op de werkplek thuis, zoals een goede bureaustoel, hoeven niet ten laste van de vrije ruimte te gaan als aan de voorwaarden wordt voldaan. Hetzelfde geldt voor computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Een verstrekking of vergoeding hiervan leidt niet tot belastbaar loon als deze hulpmiddelen voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
Heeft u uw WKR-administratie al op orde? Als u belastbaar loon aan de vrije ruimte wilt toerekenen, dan dient u dit formeel aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel. Het is belangrijk om de WKR-administratie op orde te hebben, ook omdat bij een controle loonheffingen van de belastingdienst dit als eerste wordt opgevraagd.

Werkkostenregeling (WKR) tool

Wilt u graag uw werkkostenregeling snel inzichtelijk krijgen? Wij hebben voor u een tool ontwikkeld. Bekijk deze pagina om meer te lezen over de tool, of neem contact op met uw vertrouwde adviseur.

Meer weten over de WKR?

Wilt u graag meer weten over de WKR en/of uw WKR-administratie volledig is? Neem dan contact op met Marco Zimmerman per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 20 65, Renée Pauli per e-mail of telefoon +31(0)882772438 of met Martin Aandewiel per e-mail of telefoon +31(0)882771396. Zij helpen u graag verder.