Q&A: 12 vragen over de thuiswerkvergoeding

*De voorgestelde thuiswerkvergoeding is onderdeel van het Belastingplan 2022 en zal worden ingevoerd bij goedkeuring van de Eerste en Tweede Kamer. Wij houden de actualiteiten op dit onderwerp nauwlettend in de gaten en zullen de Q&A updaten waar nodig.

1. Hoeveel kan ik per thuiswerkdag onbelast vergoeden aan mijn werknemer?
2. Mag ik ook een onbelaste reiskostenvergoeding geven naast de thuiswerkvergoeding?
3. Moet ik als werkgever administreren hoeveel dagen er thuis wordt gewerkt?
4. Zijn er nog overige voorwaarden verbonden aan de thuiswerkvergoeding?
5. Is het mogelijk om meer te vergoeden dan €2 per thuiswerkdag?
6. Zijn er nog meer fiscale faciliteiten voor thuiswerken? 
7. Mag ik na 1 januari 2022 de vaste reiskostenvergoeding nog onbelast doorbetalen tijdens thuiswerkdagen?
8. Wanneer eindigt de coulanceregeling voor de huidige vaste reiskostenvergoedingen?
9. Heb ik toestemming van mijn werknemer nodig om de vaste reiskostenvergoeding stop te zetten?
10. Heeft mijn werknemer recht op een thuiswerkvergoeding?
11. Is een thuiswerkbeleid noodzakelijk?
12. Heeft mijn werknemer het recht om thuis te werken?

Hoeveel kan ik per thuiswerkdag onbelast vergoeden aan mijn werknemer?

De vrijstelling is een forfaitaire bedrag van €2 per thuisgewerkte dag of een deel daarvan. Dit bedrag is gebaseerd op onderzoek van het Nibud naar de gemiddelde extra kosten van een thuiswerker voor water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier.

Het forfaitaire bedrag zal jaarlijks aan het begin van het kalenderjaar worden geïndexeerd, voor het eerst met ingang van het jaar 2023.

Mag ik ook een onbelaste reiskostenvergoeding geven naast de thuiswerkvergoeding?

Nee, voor eenzelfde werkdag kan niet tegelijkertijd de vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding als reiskostenvergoeding woon-werkverkeer worden toegepast. Indien een werknemer een deel van de dag thuis werkt en op een ander deel van de dag naar de vaste werkplek reist, kan dus maar één van de vrijstellingen worden toegepast.

Het is wel mogelijk om naast de thuiswerkvergoeding een reiskostenvergoeding te geven voor een zakelijke reis (niet woon-werkverkeer). Bijvoorbeeld wanneer de werknemer vanuit huis een klant bezoekt. In deze situatie kunnen de zakelijke kilometers onbelast worden vergoed op declaratiebasis, ook al ontvangt de werknemer al een thuiswerkvergoeding voor die dag.

Moet ik als werkgever administreren hoeveel dagen er thuis wordt gewerkt?

Nee, dit is niet noodzakelijk. Op grond van (vormvrije) schriftelijke afspraken kan aannemelijk worden gemaakt dat een werknemer bijvoorbeeld één dag per week structureel thuiswerkt en vier dagen per week naar de vaste werkplek reist. Een vaste thuiswerkvergoeding is daardoor mogelijk waarbij wordt aangesloten bij de zogenaamde 128-dagenregel die momenteel ook geldt bij vaste reiskostenvergoedingen. Het is hierdoor niet nodig om een vaste thuiswerkvergoeding aan te passen als incidenteel op een structurele thuiswerkdag niet thuis wordt gewerkt.

Een voorbeeld ter verduidelijking, in combinatie met een vaste reiskostenvergoeding:

Een werknemer met een woon-werkafstand van 40 kilometer per dag werkt drie dagen per week op de vaste werkplek en twee dagen per week thuis. Als de werknemer op ten minste 76 dagen in het jaar (3/5 x 128 dagen) naar de vaste werkplek reist, mag de vaste reiskostenvergoeding worden berekend alsof hij op 129 dagen naar de vaste werkplek reist (3/5 van 214). De onbelaste reiskostenvergoeding bedraagt dan 129 x 40 km x € 0,19 / 12 maanden = €82 per maand.

Als de werknemer ten minste 51 dagen per jaar thuis werkt (2/5 x 128 dagen), mag de thuiswerkvergoeding worden berekend alsof er op 86 dagen wordt thuisgewerkt (2/5 x 214 dagen). De onbelaste thuiswerkvergoeding per bedraagt dan 86 x € 2 / 12 maanden = €14 per maand.

Zijn er nog overige voorwaarden verbonden aan de thuiswerkvergoeding?

Het gaat om een gerichte vrijstelling binnen de werkkostenregeling. Dit betekent dat de vergoeding dient te worden ‘aangewezen’ als eindheffingsloon. De aanwijzing kan bijvoorbeeld blijken uit uw arbeidsvoorwaarden en/of financiële administratie. De thuiswerkvergoeding zal na aanwijzing geen gevolgen hebben voor de vrije ruimte binnen de werkkostenvergoeding.

Verder mag er geen cumulatie optreden met een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer (zie vraag 2).  

Is het mogelijk om meer te vergoeden dan €2 per thuiswerkdag?

Ja dat kan, alleen zal het surplus belastbaar loon zijn voor de werknemer tenzij het surplus wordt aangewezen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling.

De vrije ruimte zal overigens vanaf 1 januari 2022 weer worden beperkt naar 1,7% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom plus 1,18% over het restant.

Zijn er nog meer fiscale faciliteiten voor thuiswerken?

Ja, er zijn meer mogelijkheden. Zo is het mogelijk om kosten voor internet en mobiele telefonie onbelast te vergoeden. Verder zijn bepaalde (arbo)voorzieningen op de werkplek thuis onbelast te vergoeden, te verstrekken of ter beschikking te stellen. Het gaat dan bijvoorbeeld om een computer, bureau of een bureaustoel.

Let op: er gelden wel voorwaarden voor het onbelast vergoeden en verstrekken van deze zaken. Laat u goed informeren door uw Mazars adviseur over de voorwaarden en pas uw beleid hierop aan.

Mag ik na 1 januari 2022 de vaste reiskostenvergoeding nog onbelast doorbetalen tijdens thuiswerkdagen?

Nee, de vaste reiskostenvergoeding kan alleen nog worden toegepast ten aanzien van de dagen waarop (structureel) op de vaste werkplaats wordt gewerkt.  

Onder de huidige regeling kan een werknemer die minimaal drie dagen naar zijn vaste werkplek reist ook voor de twee thuiswerkdagen een onbelaste vaste reiskostenvergoeding krijgen. Onder de voorgestelde regeling is dit niet meer mogelijk en kan voor de thuiswerkdagen eventueel de onbelaste thuiswerkvergoeding worden gegeven. Deze wijziging vergt mogelijk een aanpassing van uw beleid.

Wanneer eindigt de coulanceregeling voor de huidige vaste reiskostenvergoedingen?

Deze eindigt per 1 januari 2022. Vaste reiskostenvergoedingen kunnen tot die datum ongewijzigd worden doorbetaald, ook al is het reispatroon van de werknemer gewijzigd, bijvoorbeeld door meer thuiswerken.

Let op: de coulanceregeling geldt alleen voor vaste reiskostenvergoedingen die zijn overeengekomen vóór 12 maart 2020. Bij een cafetariaregeling of Individueel Keuzebudget dient de keuze voor uitruil vóór 12 maart 2020 te zijn gemaakt. Is de vergoeding of uitruil na deze datum overeengekomen, dan dient direct rekening te worden gehouden met het gewijzigde reispatroon.

Heb ik toestemming van mijn werknemer nodig om de vaste reiskostenvergoeding stop te zetten?

Als de reiskosten niet meer worden gemaakt, dan mag de werkgever in de meeste gevallen de vaste reiskostenvergoeding stopzetten. Het doel van een reiskostenvergoeding is immers het vergoeden van onkosten. Er zijn situaties waarin de werkgever wel toestemming van de werknemer nodig heeft om de vaste reiskostenvergoeding stop te mogen zetten. Dit is bijvoorbeeld het geval als in de cao of arbeidsovereenkomst staat opgenomen dat de vaste reiskostenvergoeding wordt doorbetaald tijdens ziekte of verlof.

Als de werknemer slechts gedeeltelijk thuiswerkt en reiskosten blijft maken, dan heeft het de voorkeur om met instemming van de werknemer de vaste reiskostenvergoeding aan te passen.

Heeft mijn werknemer recht op een thuiswerkvergoeding?

De werknemer heeft alleen recht op een thuiswerkvergoeding als dat in een cao of arbeidsovereenkomst is overeengekomen.

Is een thuiswerkbeleid noodzakelijk?

De meeste arbeidsovereenkomsten en cao’s bevatten nog geen afspraken over thuiswerken. Er is kort gezegd nog niets over geregeld, terwijl de werkgever wel extra verplichtingen krijgt. Denk hier bijvoorbeeld aan de verplichting om te zorgen voor een veilige werkplek ,ook bij de werknemer thuis.

Het is dan ook een mooi moment om nu – gezien de wijzigen die doorgevoerd moeten worden met betrekking tot  de vaste reiskostenvergoeding – een thuiswerkbeleid of thuiswerkovereenkomst op te (laten) stellen. Mazars helpt u hier uiteraard graag bij.

Let op: een thuiswerkbeleid kan onderwerpen bevatten die instemming van de ondernemingsraad vereisen.

Heeft mijn werknemer het recht om thuis te werken?

Op dit moment heeft een werknemer geen afdwingbaar recht om thuis te werken (uitzonderingen daar gelaten). Als het wetsvoorstel ‘Wet werken waar je wilt’ wordt aangenomen, dan verandert dit. Een verzoek van de werknemer om thuis te mogen werken moet dan wel worden ingewilligd, tenzij zwaarwegende bedrijfsbelangen zich daartegen verzetten. Vooralsnog is het nog maar de vraag of de wet in de huidige vorm wordt aangenomen.

Meer weten?

Wilt u meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact op met Angela Dinkelberg per e-mail of per telefoon +31 (0)88 277 1366 of met Martin Aandewiel per e-mail of per telefoon +31 (0)88 277 1396. Of neem contact op met Pellicaan Advocaten. Zij helpen u graag verder.