Update: Q&A Coronacrisis en loonheffingen

8 oktober 2020 – Wij ontvangen tijdens de coronacrisis de nodige vragen over loonheffingen. Daarom hebben we een aantal veelgestelde vragen en de bijbehorende antwoorden voor u op een rijtje gezet. Het gaat dan om vragen over bijvoorbeeld thuiswerken, uitstel van betaling van loonheffingen of het (gebruikelijk) loon van de directeur-grootaandeelhouder.

Kan een dga zijn loon verlagen om zo meer liquiditeiten in de onderneming te houden?

Ja, een aanmerkbelanghouder (5% of meer van de aandelen) mag zijn loon verlagen als hij te maken heeft met de gevolgen van de coronacrisis. Er is voor gekozen om de verlaging van het loon te relateren aan het omzetverlies. Daarbij wordt de omzet over de eerste 4 kalendermaanden van 2020 vergeleken met de eerste 4 maanden van 2019. Het loon 2020 mag dan gebaseerd worden op het loon van 2019 vermenigvuldigd met het percentage omzetverlies.

De volgende formule telt:

Gebruikelijk loon 2020 = A x B/C

A = het gebruikelijk loon over 2019

B = de omzet (exclusief btw) over de eerste 4 kalendermaanden van 2020

C = de omzet (exclusief btw) over de eerste 4 kalendermaanden van 2019

Voor een verlaging op basis van deze formule is geen voorafgaande goedkeuring nodig van de Belastingdienst. Wel dient aan de volgende voorwaarden te worden voldaan:

  • De rekening-courantschuld of het dividend mag niet toenemen als gevolg van het lagere gebruikelijk loon.
  • Als de aanmerkelijkbelanghouder in werkelijkheid een hoger loon heeft gehad dan volgt uit onderstaande berekening, dan geldt dat hogere loon.
  • Als de omzet in 2019 of 2020 is beïnvloed door bijzondere zaken, zoals een oprichting, staking, fusie, splitsing of bijzondere resultaten, moet de berekening worden toegepast zonder die beïnvloeding.

Als dit onvoldoende soelaas biedt, kan ook in overleg met en na goedkeuring van de Belastingdienst tot een lager loon worden gekomen als aannemelijk kan worden gemaakt dat het loon lager moet zijn. Wat ook mogelijk is om het loon tijdelijk stop te zetten en later in 2020 alsnog tot betaling en heffing over te gaan van het reguliere loon.

Bijzonder uitstel van betaling loonheffingen; hoe werkt dat?

Het bijzonder uitstel  wordt pas verleend nadat een aanslag is opgelegd. Loonheffingen worden op aangifte betaald. In geval van een maandelijkse loonaangifte moet binnen een maand na het einde van het tijdvak aangifte zijn gedaan en ook betaald zijn. Wanneer de loonheffingen door de gevolgen van de coronacrisis niet betaald kunnen worden, zal de Belastingdienst na verloop van tijd een naheffingsaanslag opleggen. Voor deze aanslag kan uitstel van betaling worden aangevraagd. Dit hoeft dus niet eerder te gebeuren. De Belastingdienst heeft toegezegd dat wanneer op deze naheffingsaanslag een boete is opgelegd vanwege te late betaling, deze boete niet betaald hoeft te worden. Het was in ieder geval tot 30 september 2020 mogelijk om bijzonder uitstel van betaling aan te vragen.

Het uitstel wordt in ieder geval voor 3 maanden verleend. Als na deze 3 maanden verder uitstel nodig is, kan dat verkregen worden. Echter daarvoor gelden wel nadere voorwaarden. Het verlengde uitstel van betaling kan worden aangevraagd tot 31 december 2020.

Voor alle aanslagen inkomstenbelasting, Zorgverzekeringswet, vennootschapsbelasting, loonheffingen en omzetbelasting (btw) hoeft maar één keer gelijktijdig uitstel van betaling te worden aangevraagd. U hoeft daarmee niet te wachten tot u voor alle vijf belastingen een aanslag hebt ontvangen, één aanslag is voldoende. Het is wel van belang dat u op reguliere wijze aangifte blijft doen.

Het terugbetalen van de belasting waarvoor uitstel van betaling is aangevraagd, dient met ingang van 1 juli 2021 plaats te vinden. De niet-betaalde belasting dient dan binnen 36 maanden te worden terugbetaald. In het voorjaar van 2021 zal de Belastingdienst hierover een brief versturen naar de belastingplichtigen. 

Vrije ruimte onder de werkkostenregeling

In de kamerbrief van 24 april 2020 heeft de regering ook aangekondigd dat de vrije ruimte zal worden verhoogd van 1,7% naar 3% over de eerste 400.000 euro van de loonsom. De eenmalige verhoging van de vrije ruimte van de werkkostenregeling is tijdelijk en geldt alleen voor 2020. Door deze maatregel wordt de vrije ruimte in 2020 met maximaal € 5.200 verruimd.

Deze regeling is één van de nieuwe belastingmaatregelen die het kabinet neemt om ondernemers in deze coronacrisis  te ondersteunen.

Deze verhoging geeft werkgevers die daar de ruimte voor hebben mogelijkheden om hun werknemers in deze moeilijke tijd extra tegemoet te komen, bijvoorbeeld door het verstrekken van een bloemetje of een cadeaubon. Dit kan ook een boost geven aan sectoren die sterk getroffen zijn door de crisis. De extra vrije ruimte kan bijvoorbeeld ook worden gebruikt voor het vergoeden van de energiekosten van de werknemer die thuis werkt.

Ondanks het feit dat de WKR al sinds 1 januari 2015 verplicht is, blijkt het in de praktijk lastig om de regeling op de juiste manier toe te passen. De specialisten van Mazars staan voor u klaar om de beschikbare vrije ruimte zo optimaal mogelijk te benutten en te toetsen of de regeling correct wordt toegepast.   

Welke fiscale faciliteiten zijn er voor het thuiswerken?

Er zijn een aantal mogelijkheden. Allereerst kan de werkgever een vrije vergoeding geven voor de kosten van communicatiemiddelen zoals het internetabonnement thuis of de mobiele telefoon. Om deze vergoeding fiscaal onbelast te kunnen uitbetalen aan werknemers, dient u wel te voldoen aan een aantal criteria.

Ook is het mogelijk om arbovoorzieningen in de werkruimte thuis te vergoeden, te verstrekken of ter beschikking te stellen. Te denken valt bijvoorbeeld aan een goede bureaustoel. Wel gelden hier een aantal voorwaarden, zoals dat het moet gaan om voorzieningen die voortvloeien uit de arbovoorschriften die passen binnen uw arbeidsomstandighedenbeleid. Ook voor deze gerichte vrijstelling geldt dat moet worden voldaan aan een aantal criteria. Laat u derhalve goed informeren voordat u overgaat tot het vergoeden of verstrekken van dergelijke voorzieningen.

Kan ik de thuiswerkende werknemer een extra belastingvrije vergoeding geven?

Op basis van de bestaande regelgeving is het niet mogelijk om een belastingvrije vergoeding voor de kosten van bijvoorbeeld koffie of extra energiekosten. Wat wel mogelijk is om een vergoeding te geven en die aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel in de zin van de werkkostenregeling. Dan is die vergoeding voor de werknemer toch belastingvrij (mits niet ongebruikelijk) en voor de werkgever ook, tenzij de grens van de vrije ruimte op jaarbasis wordt overschreden.

Mag ik een belastingvrije vaste reiskostenvergoeding blijven doorbetalen in geval van thuiswerken?

Ja, onder de huidige regelgeving is dit al mogelijk. Bij langdurige afwezigheid (meestal het gevolg van ziekte) mag de vaste vergoeding in de maand dat de afwezigheid ontstaat en de volgende maand worden doorbetaald. Daarna moet deze worden stopgezet (dan wel worden aangewezen aan de vrije ruimte).

Op 14 april 2020 is een beleidsbesluit gepubliceerd waarin de staatssecretaris van Financiën goedkeurt dat een werkgever gedurende de werking van het besluit voor het betalen van een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen verbindt aan een wijziging in het reispatroon van een werknemer. De werkgever kan deze goedkeuring ook toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Dit betekent dat de werkgever voor deze periode mag blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is.

Indien op declaratiebasis kilometers worden vergoed, zal deze vergoeding moeten stoppen wanneer een werknemer niet meer reist voor zijn of haar werk.

In de laatste aanpassing van het besluit van 16 juni 2020 is nog het volgende opgenomen, “Als een recht op een vaste reiskostenvergoeding afhankelijk was van een keuze van de werknemer (bijvoorbeeld bij een cafetariasysteem) moet deze zijn keuze uiterlijk op 12 maart 2020 hebben gemaakt.” Als er dus sprake is van een cafetariaregeling of een Individueel KeuzeBudget, dient de keuze voor uitruil uiterlijk 12 maart 2020 te hebben plaatsgevonden. Als dat niet het geval is heeft dit wel gevolgen voor de vaste reiskostenvergoeding.

Inmiddels is duidelijk geworden dat bovenstaande goedkeuring komt te vervallen met ingang van 1 januari 2021. Het is na die datum dus niet meer mogelijk om deze vergoeding voort te zetten. Onderneem tijdig actie om de reiskostenvergoeding aan te passen aan de nieuwe omstandigheden.

Vanaf 1 juni 2020 moet iedereen in het openbaar vervoer (bus, tram en trein) een mondkapje dragen. U mag de kosten van mondkapjes onbelast vergoeden of verstrekken aan uw werknemers (gerichte vrijstelling). Deze kosten horen tot de werkelijke kosten van het openbaar vervoer, omdat werknemers niet zonder mondkapje met het openbaar vervoer mogen reizen.

Hoe moet worden omgegaan met een algemene vaste kostenvergoeding in geval van thuiswerken?

De vaste kostenvergoeding volgt in principe dezelfde lijn als de vaste reiskostenvergoeding.

In de laatste aanpassing van het besluit van 16 juni 2020 heeft de staatssecretaris goedgekeurd dat gedurende de werking van het coronabesluit ook vaste kostenvergoedingen ongewijzigd kunnen worden voortgezet. De werkgever kan daarbij uitgaan van de feiten en omstandigheden zoals die golden bij het vaststellen van de vaste kostenvergoeding. Het recht op de vaste kostenvergoeding moet wel al per 12 maart 2020 hebben bestaan.

Ook deze goedkeuring komt met ingang van 1 januari 2021 te vervallen. Of een vaste kostenvergoeding na 1 januari 2021 kan worden doorbetaald, zal afhankelijk zijn van de aard van de vergoeding. Wordt een vaste dagvergoeding verstrekt voor dagen dat werknemers op reis zijn voor de werkgever, dan zal deze niet langer kunnen worden uitbetaald wanneer er geen sprake meer is van reisdagen. Wanneer de vergoeding echter bestaat uit een vergoeding voor internet thuis, dan kan deze worden voortgezet.

Onderneem derhalve tijdig actie om uw vaste kostenvergoeding zo nodig aan te passen.

Hoe wordt omgegaan met inleners-/ketenaansprakelijkheid wanneer de uitlener uitstel van betaling heeft gevraagd?

  • Krijgt de onderaannemer of uitzender nog een verklaring van goed betalingsgedrag?
  • In het besluit van 22 april 2020 (Stcrt. 2020-23814) is het goedgekeurd dat de ontvanger een schone verklaring betalingsgedrag afgeeft wanneer voor de nageheven loonheffingen of voor de (door de uitlener verschuldigde) omzetbelasting uitstel van betaling is verleend vanwege de coronacrisis. Moet ik als inlener extra maatregelen treffen?

    Wanneer de uitlener NEN-gecertificeerd is en je als inlener 25% stort op de g-rekening van de inlener, dan geldt de storting als vrijwarende storting indien de storting op de g-rekening aan alle administratieve voorwaarden voldoet. Als inlener ben je dan gevrijwaard. Dit wordt niet anders door de coronacrisis.

Kan de g-rekening worden gedeblokkeerd wanneer de onderneming een verzoek tot uitstel van betaling heeft gedaan?

Normaal gesproken kan enkel het overschot op de g-rekening worden gedeblokkeerd. Als gevolg van de coronacrisis kunnen tijdelijk ook bedragen worden vrijgegeven die zijn gereserveerd voor de loonheffingen of btw. Bij de aanvraag tot deblokkering van de g-rekening dient het overschot en het bedrag dat normaliter gereserveerd wordt voor de loonheffingen en btw te worden gesplitst. Let op: om het normaliter gereserveerde deel voor loonheffingen en btw te deblokkeren dient een aanvraag tot uitstel van betaling te zijn aangevraagd. 

Moet ik betalingsonmacht melden (bestuurdersaansprakelijkheid) wanneer ik om uitstel van betaling heb verzocht?

Bij de aanvraag van bijzonder uitstel van betaling is een aparte melding betalingsonmacht niet meer nodig. Het verzoek om uitstel van betaling wordt gezien als een melding van betalingsonmacht. De Belastingdienst beoordeelt deze melding van betalingsonmacht en u krijgt daarover apart een bericht. Dit geldt voor zowel de al verstreken tijdvakken als voor de toekomstige tijdvakken. Wij adviseren om de melding betalingsonmacht nog wel te blijven doen voor pensioenpremies indien deze niet meer betaald kunnen worden.

Grensoverschrijdende situaties: heeft een veranderend werkpatroon (thuiswerken)
invloed op de sociale zekerheidspositie en de belastingheffing?

  • Sociale zekerheidspositie:

    Door de coronacrisis moeten veel werknemers thuiswerken. Dit heeft tot gevolg dat werktijden en de plaats van werken tijdelijk anders zijn dan het normale arbeidspatroon. De Sociale Verzekeringsbank (SVB) heeft aangekondigd dat het aanpassen van de werktijden en plaats van werken geen gevolgen heeft voor de sociale zekerheidspositie van werknemers. Door het vele thuiswerken verschuift daardoor niet de sociale zekerheid. Dit geldt alleen voor de situatie waarin de werknemer werkzaam blijft voor dezelfde werkgever in deze periode.

    De SVB meldt op haar website dat hiervoor niets geregeld hoeft te worden. Het is uiteraard mogelijk dat andere landen wel eisen dat er actie wordt ondernomen. Mocht u met andere landen te maken hebben, adviseren wij u om contact op te nemen met ons. Wij kunnen dan contact opnemen met onze kantoren in andere EU-landen om te achterhalen of u actie moet ondernemen om de sociale zekerheidspositie van uw werknemer hetzelfde te houden.

  • Belastingheffing:

    De Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) is van mening dat zo lang de coronamaatregelen van kracht zijn, het inkomen uit arbeid belast hoort te zijn zoals dat voor de coronacrisis het geval was. In situaties dat landen een subsidie geven om werknemers op de payroll te houden ondanks beperkingen in de manier waarop deze de werkzaamheden kunnen uitoefenen, vindt de OESO dat de betalingen belast zijn in het land waar voorheen de arbeid werd uitgeoefend.
    Voor andere grensoverschrijdende situaties, waarbij werknemers nu thuiswerken waar ze voorheen hun werkzaamheden over de grens uitoefenden, gaat de OESO afspraken maken met de landen. De OESO wil voorkomen dat een dergelijke situatie tot extra administratieve lasten leidt. De insteek van de OESO lijkt derhalve om in dergelijke situaties het heffingsrecht te houden zoals dit gold voorafgaand aan de coronacrisis.

  • Inmiddels zijn met Duitsland en België overeenkomsten gesloten waar bovenstaande in is verwerkt. Voor werknemers die nu in Nederland werken maar anders deze dagen in Duitsland respectievelijk België zouden hebben gewerkt, worden deze dagen toch in Duitsland respectievelijk België belast. Werknemers mogen in hun aangifte inkomstenbelasting afwijken van deze wijze van verwerken in de salarisadministratie. Zij mogen de thuiswerkdagen ook in het thuisland belast laten zijn. Wanneer zij dat willen, dienen zij die keuze te maken bij het opstellen/indienen van de aangifte inkomstenbelasting 2020. Werknemers moeten er dan wel bij stilstaan dat deze keuze ook doorwerkt naar het werkland, ook daar dient deze keuze te worden verwerkt in de aangifte inkomstenbelasting.

Bekijk ook: Covid-19 Global Tax & Law Tracker | Taxation of cross-border employees

Ik kan een nieuwe medewerker niet op de correcte manier identificeren; moet ik nu het anoniementarief toepassen? 

Nee, dat hoeft niet. Op 14 april 2020 is een beleidsbesluit gepubliceerd waarin de staatssecretaris van Financiën goedkeurt dat de Belastingdienst een soepel standpunt inneemt in het geval dat een werkgever of werknemer gedurende de werking van dit besluit een wettelijke administratieve verplichting in redelijkheid niet, niet tijdig of niet volledig nakomt en dit voor zover mogelijk herstelt zodra dat kan.

Omdat het gezien de huidige omstandigheden niet altijd in redelijkheid mogelijk is om de identiteit van de werknemer tijdig volgens de wettelijke regeling vast te stellen aan de hand van een origineel identiteitsbewijs, mag in een dergelijk geval de toepassing van het anoniementarief achterwege blijven wanneer de werkgever de identiteit van de werknemer volgens de wettelijke regeling vaststelt zodra hij daar in redelijkheid toe in staat is. Wel moet een kopie (al dan niet digitaal) van het identiteitsbewijs tijdig worden opgenomen in de loonadministratie.

Meer weten?

Wilt u meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact op met Marco Zimmerman per e-mail  of per telefoon: +31 (0)88 277 20 65 of Renee Pauli per e-mail  of per telefoon: +31 (0)88 277 24 38. Zij helpen u graag verder.

Wij zullen deze Q&A regelmatig actualiseren wanneer er meer duidelijkheid is.