Q&A: corona en loonheffingen in 2022

12 januari 2022 – Tijdens de coronacrisis zijn er een aantal maatregelen getroffen voor werkgevers zoals de NOW-subsidie, verruiming vrije ruimte van de werkkostenregeling, uitstel van betaling van loonheffingen en het (gebruikelijk) loon van de directeur-grootaandeelhouder. Daarom hebben we aan de hand van een aantal veelgestelde vragen en bijbehorende antwoorden, voor u inzichtelijk gemaakt welke maatregelen nog van kracht zijn in 2022 en welke maatregelen zijn vervallen.

Geldt er nog bijzonder uitstel van betaling van loonheffingen?

Ja, dit zou gelden tot 1 oktober 2021 maar is alsnog verlengd. Indien er betalings- of liquiditeitsproblemen zijn ontstaan als gevolg van de coronamaatregelen kan bijzonder uitstel worden aangevraagd voor de te betalen belastingen, waaronder de loonheffingen. Dit kan nog tot 1 februari 2022.

Indien u al bijzonder uitstel heeft, dan hoeft u niet opnieuw om uitstel te vragen of aan extra voorwaarden te voldoen. Het is wel nog van belang om de aangifte loonheffingen op tijd in te dienen om een boete te voorkomen.

Heeft u nog geen uitstel, of heeft u alle belastingschulden inmiddels voldaan, dan kunt u (opnieuw) om uitstel verzoeken vóór 1 februari 2022.

Vanaf 1 februari 2022 moet u weer voldoen aan alle nieuwe betalingsverplichtingen.

Heeft u een verzoek tot uitstel gedaan?

Op 1 oktober 2022 begint u met het afbetalen van de belastingschuld die u tijdens het bijzonder uitstel heeft opgebouwd voor de belastingen waarvoor u bijzonder uitstel had verkregen. U krijgt hiervoor een betalingsregeling van 60 maanden.

Het verzoek om uitstel van betaling wordt gezien als een tijdige melding van betalingsonmacht in het kader van bestuurdersaansprakelijkheid. Dit geldt in ieder geval tot en met 31 januari 2022. Wij adviseren wel om een melding van betalingsonmacht in te dienen bij het pensioenfonds in het geval dat de pensioenpremies niet kunnen worden betaald.

Heeft uitstel van betaling nog gevolgen voor een verzoek tot deblokkering g-rekening of een verklaring betalingsgedrag?

Normaal gesproken kan enkel het overschot op de g-rekening worden gedeblokkeerd. Indien er uitstel van betaling is verleend door de Belastingdienst kunnen er tijdelijk ook bedragen worden vrijgegeven die zijn gereserveerd voor de loonheffingen of btw, behoudens in situaties van misbruik of oneigenlijk gebruik.

Daarnaast kan er een “schone” verklaring betalingsgedrag worden afgegeven door de Belastingdienst, ondanks de openstaande belastingschulden wegens het uitstel van betaling.

Kan ik nog NOW loonkostensubsidie aanvragen bij het UWV?

Ja, de coronasteun is verlengd met een zevende aanvraagperiode die geldt voor de maanden november en december 2021. Er gelden vergelijkbare voorwaarden zoals  voorgaande periode(n). Zo moet een werkgever bijvoorbeeld minimaal 20% omzetverlies hebben en is het vergoedingspercentage vastgesteld op 85%. De aanvraag kan worden ingediend tot en met 31 januari 2022.

Daarnaast heeft het kabinet bekend gemaakt dat de coronasteun verlengd wordt met een achtste aanvraagperiode. Deze aanvraagperiode gaat gelden voor januari, februari en maart 2022 zodat het personeel doorbetaald kan worden. Wederom verwachten wij vergelijkbare voorwaarden zoals voorgaande periode(n). Naar verwachting kan een NOW aanvraag voor de achtste periode in februari 2022 ingediend worden.

Geldt in 2022 nog een verhoging van de vrije ruimte in de werkkostenregeling?

Nee, dit is tot op heden slechts van toepassing op de jaren 2020 en 2021. In die jaren gold een vrije ruimte van 3% over de eerste € 400.000 van de loonsom. In 2022 is dit percentage weer terug op het oude niveau en bedraagt 1,7%.

Ik kan een nieuwe medewerker niet op de correcte manier identificeren vanwege het huidige (fulltime) thuiswerkbeleid, moet ik nu het anoniementarief toepassen? 

Een werkgever moet op de eerste werkdag van een werknemer de identiteit van de werknemer vaststellen aan de hand van een geldig ID-bewijs. Een kopie hiervan dient te worden opgenomen in de salarisadministratie (let op: bij een paspoort voor- en achterkant). Gebeurt dit niet of niet tijdig dan dient het anoniementarief (52%) te worden toegepast tot het moment waarop er wel aan de verplichtingen wordt voldaan.

Tot 1 oktober 2021 gold er een soepeler standpunt. Omdat het vanwege de coronacrisis niet altijd mogelijk was om de identiteit van de werknemer tijdig vast te stellen in overeenstemming met de wettelijke regels, hoefde het anoniementarief niet te worden toegepast. De werkgever mocht de identiteit van de werknemer vaststellen zodra hij daar in redelijkheid toe in staat was. Wel moest een kopie (al dan niet digitaal) van het ID-bewijs tijdig worden opgenomen in de loonadministratie.

Mag ik na 1 januari 2022 de vaste reiskostenvergoeding nog doorbetalen tijdens thuiswerkdagen?

Nee, de vaste reiskostenvergoeding kan alleen nog worden toegepast ten aanzien van de dagen waarop (structureel) op de vaste werkplaats wordt gewerkt. Voor de thuiswerkdagen kan eventueel een onbelaste thuiswerkvergoeding worden gegeven. Zie in dit kader een eerder geschreven artikel over de thuiswerk- en reiskostenvergoeding.

De coulanceregeling is geëindigd per 1 januari 2022. Vaste reiskostenvergoedingen konden tot die datum ongewijzigd worden doorbetaald, ook al was het reispatroon van de werknemer gewijzigd (bijvoorbeeld door meer thuiswerken). Dit gold alleen voor vaste reiskostenvergoedingen die waren overeengekomen vóór 12 maart 2020.

Zijn er fiscale faciliteiten voor thuiswerken?

Ja, er zijn diverse mogelijkheden voor fiscale faciliteiten. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om kosten voor internet thuis en mobiele telefonie onbelast te vergoeden. Verder zijn bepaalde (arbo)voorzieningen op de werkplek thuis onbelast te vergoeden, te verstrekken of ter beschikking te stellen. Het gaat dan bijvoorbeeld om een computer, gereedschap, een bureau of een bureaustoel.

Let op: er gelden wel voorwaarden voor het onbelast vergoeden en verstrekken van deze zaken. Laat u goed informeren over de voorwaarden en pas uw beleid hierop aan.

Vanaf 1 januari 2022 kan een onbelaste thuiswerkvergoeding worden gegeven van € 2 per thuiswerkdag. Voor meer toelichting, lees ons eerder geschreven artikel over de thuiswerk- en reiskostenvergoeding.

Kan een dga zijn loon verlagen om zo meer liquiditeiten in de onderneming te houden?

Voor de jaren 2020 en 2021 gold een goedkeuring om het loon onder voorwaarden te verlagen indien de omzet is gedaald ten opzichte van 2019. Deze goedkeuring geldt niet meer in 2022.

Indien u uw salaris wenst te verlagen, gelden hiervoor zakelijke gronden aanwezig te zijn en dienen de spelregels inzake de gebruikelijkloonregeling in acht te worden genomen.

Grensoverschrijdende werknemers: zijn de overeenkomsten met België en Duitsland nog van kracht?

Nederland heeft overeenkomsten met België en Duitsland over grensarbeiders die thuiswerken vanwege het coronavirus. Deze afspraken zijn verlengd tot 31 maart 2022.

Onder voorwaarden kwalificeren de thuiswerkdagen van grensarbeiders in loondienst als dagen die gewerkt zijn in het land waar de grensarbeider onder normale omstandigheden zou hebben gewerkt. Het thuiswerken hoeft dan geen gevolgen te hebben op de salarisadministratie en het nettoloon van de werknemer.

Wanneer een werknemer noodgedwongen thuis zit met behoud van salaris, dan blijft het salaris ook gedurende deze periode belast in het land waar hij onder normale omstandigheden zou hebben gewerkt. Voor de werknemer verandert er dus niets.

Let op: met andere landen heeft Nederland geen afspraken. Thuiswerken kan in die situaties wel leiden tot verschuiving van heffingsrechten.

Grensoverschrijdende werknemers: leidt thuiswerken als gevolg van coronamaatregelen tot een verschuiving van sociale verzekeringsplicht?

Vanwege de coronacrisis en de thuiswerkmaatregelen die veel lidstaten in Europa Unie hebben genomen, bestond het risico dat mensen door ‘thuis’ te werken in een andere lidstaat, ook daar verzekerd zijn. Daarom zijn er op Europees niveau afspraken gemaakt waardoor het toepasselijke sociale verzekeringsstelsel niet wijzigt in het geval dat een werknemer vanwege de coronamaatregelen in zijn woonland werkt in plaats van in zijn werkland.

De Europese afspraken over de behandeling van thuiswerken zijn verlengd tot en met 30 juni 2022.

Meer weten?

Wilt u meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact op met Angela Dinkelberg per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 13 66 of met Marco Zimmerman per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 20 65. Zij helpen u graag verder. 

Wij zullen deze Q&A regelmatig actualiseren wanneer er meer duidelijkheid is.