De inzet van een virtuele medewerker voor Tozo-aanvragen bij gemeenten

Door gebruik te maken van een virtuele medewerker kunt u de piek van Tozo-aanvragen snel, efficiënt en zorgvuldig afhandelen. Op basis van onze ervaringen op het gebied van het toepassen van automatisering én robotisering in veel administratieve processen, hebben wij een softwarerobot ontwikkeld, die kan worden ingezet als een extra (virtuele) medewerker. 

Wat is een ‘virtuele medewerker’?

Met een ‘virtuele medewerker’ bedoelen wij het inzetten van een softwarerobot, ook wel Robotic Process Automation (RPA) genoemd. RPA wordt al door veel bedrijven ingezet om bijvoorbeeld binnen administratieve processen allerlei eentonige en repetitieve handelingen die nog door medewerkers worden uitgevoerd, door een softwarerobot te laten uitvoeren. Het grote voordeel van een softwarerobot is dat deze 24 uur per dag productief kan zijn én daarbij geen fouten maakt.

Het inrichten en installeren van een softwarerobot kunt u beschouwen als de indiensttreding van een nieuwe collega binnen een organisatie of afdeling. Grote en impactvolle veranderingen aan de IT-omgeving zijn niet nodig voor het in productie brengen van een softwarerobot. Deze kan in relatief korte tijd worden ontwikkeld. 

Hoe werkt het?

Een softwarerobot kan het beste omgaan met een gestructureerde aanlevering van gegevens. Dit betekent dat deze heel goed in staat is om bijvoorbeeld een online-aanvraag, die via een website is ingediend, op te pakken en vervolgens te verwerken. Daarnaast kan de softwarerobot ook een mailbox uitlezen en de binnengekomen aanvragen oppakken. Vervolgens zal de softwarerobot op basis van de aangeleverde gegevens een aantal controles uitvoeren, zoals een controle van de persoonsgegevens, leeftijd van de aanvrager, tenaamstelling bankrekening en het KvK-nummer. Deze controle vindt plaats op basis van gegevens in applicaties die binnen de gemeente worden gebruikt of via een externe bron, bijvoorbeeld het Basisregister of de Kamer van Koophandel. 

Na deze controles kan de softwarerobot een zaak aanmaken in het zaaksysteem of andere applicatie die wordt gebruikt om over te kunnen gaan tot de uitkering. Deze behandeling van een aanvraag zal niet bij alle gemeenten identiek zijn en ook de applicaties waarmee wordt gewerkt zullen per gemeente verschillen. Om die reden kijken wij altijd naar uw specifieke situatie en passen de softwarerobot daarop aan.

Hoe ziet onze aanpak eruit?

Wij beseffen dat wij met onze implementatie-aanpak geen groot beslag kunnen leggen op de medewerkers binnen een gemeente, zeker in deze tijd. Wij hebben dan ook bewust gekeken naar op welk moment en met wie wij een afstemming willen houden. Hierdoor kunnen wij zo efficiënt en effectief mogelijk omgaan met de inzet van de medewerkers van een gemeente. Ook houden wij ons daarbij aan de huidige maatregelen waardoor alle overleggen virtueel (video-calls) plaatsvinden.

Dag 1 | Ontwerp

Kick-off met het RPA-team van Mazars en de medewerkers die het aanvraagproces kunnen toelichten. Daarnaast willen wij ook met een IT-vertegenwoordiger afstemmen om duidelijk te krijgen hoe de IT-omgeving eruit ziet. Op de eerste dag zullen onder andere de volgende punten worden opgepakt:

• Vaststellen proces;
• Vastleggen kritische succesfactoren;
• Vaststellen gegevens uit het aanvraagformulier;
• Definiëren vereiste controles;
• Controle persoonsgegevens;
• Woonachtig in gemeente;
• Leeftijd;
• Controle bedrijfsgegevens;
• Controle noodzakelijke documenten;
• Afstemmen welke applicaties worden gebruikt;
• Installatie van de softwarerobot;
• Accounts beschikbaar voor alle betrokken systemen (voor test en productie van de bot);
• Vaststellen benodigde autorisaties voor de softwarerobot.

Dag 2 & 3 | Ontwikkelen

Nadat de IT-omgeving is opgezet voor de softwarerobot wordt deze op dag 2 en 3 verder uitgewerkt. Dit zal voornamelijk gebeuren door het RPA-team van Mazars, waar nodig met ondersteuning van de procesdeskundige. Na het uitwerken van de softwarerobot zal deze worden getest en waar nodig worden aangepast zodat deze aan alle wensen en vereisten voldoet.

Dag 4 | Uitvoeren

Na het succesvol afronden van de testen wordt de softwarerobot live gebracht in de productie-omgeving en zal waar nodig support geleverd worden om er zeker van te zijn dat deze livegang soepel verloopt. Ook na de livegang zal natuurlijk support geleverd worden mocht dit nodig zijn.

Wat levert het op?

Het inzetten van een softwarerobot is er op gericht om de doorlooptijd van een aanvraagproces te verkorten en de kwaliteit daarvan te waarborgen of zelfs te verbeteren. Zeker in de situatie waarin het aantal steunaanvragen exponentieel stijgt, verdient een investering op het gebied van een softwarerobot zich snel terug. Dit is vooral afhankelijk van het verwachte aantal in te dienen aanvragen en de mogelijke reductie in afhandelings- en doorlooptijd van een aanvraag.

Om die reden is de eerste stap van onze aanpak het bespreken van de specifieke situatie van het aanvraagproces voor uw gemeente. Op basis daarvan kunnen we heel snel een kosten-batenanalyse maken, zodat we u een passende prijsindicatie kunnen afgeven die recht doet aan uw situatie.

Meer weten?

Heeft u nog vragen of wilt u direct aan de slag met de inzet van een virtuele medewerker? Wij helpen u graag verder en praten met u door over de mogelijkheden voor uw gemeente. Neem contact op met Marc Engel, Partner Digital Transformation & Technology, per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 18 43. Hij helpt u graag verder.