Vaste kostenvergoedingen (netto): regels en voorwaarden

20 april 2021 – Betaalt u een vaste kostenvergoeding aan uw medewerkers? Het is belangrijk deze vergoeding goed te onderbouwen. Een recente gerechtelijke uitspraak onderstreept dit belang opnieuw. Een werkgever mag een vaste kostenvergoeding onder voorwaarden belastingvrij betalen aan haar werknemers. In dit artikel worden de regels die hieraan zijn verbonden op hoofdlijnen belicht.

Casus uitspraak

Een werknemer kreeg van zijn buitenlandse werkgever een zogenaamde ‘per diem’ van € 4,60. Dat is een dagvergoeding voor verblijfskosten (eten, drinken en overnachtingen) die tijdens de dienst buiten zijn vaste arbeidsplaats in het buitenland worden gemaakt (zaak 20/00484, ECLI:NL:GHDHA:2021:575.

De werknemer vond dat het bedrag belastingvrij moest blijven, omdat er een gerichte vrijstelling geldt voor verblijfskosten. De Belastingdienst ontkende niet dat voor verblijfskosten een gerichte vrijstelling bestaat, maar stelde zich op het standpunt dat het hier gaat om een vaste vergoeding. Voor een vaste vergoeding geldt dat deze alleen belastingvrij kan blijven als voorafgaand aan de betaling een onderzoek is ingesteld naar de werkelijk gemaakte kosten. Het Gerechtshof oordeelde in hoger beroep dat dit inderdaad een voorwaarde is voor het mogen betalen van een onbelaste vaste vergoeding en dat in daar deze casus geen sprake is geweest. Het Hof stelde de Belastingdienst dus in het gelijk.

Alhoewel deze uitspraak is vastgesteld voor de inkomstenbelasting, zijn de voorwaarden en de systematiek voor de loonheffingen identiek.

Regels vaste onkostenvergoeding

Als een werkgever een belastingvrije vaste vergoeding wil betalen aan medewerkers, dan zijn er kort gezegd twee mogelijkheden om die vergoeding “netto” (belastingvrij) te betalen. Deze worden hieronder kort toegelicht.

Vrije ruimte WKR

De meest eenvoudige manier is om de vergoeding aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel aan de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Daarmee is de vergoeding voor de werknemer belastingvrij en ook voor de werkgever blijft de vergoeding zonder fiscale gevolgen, mits op jaarbasis de grens van de vrije ruimte die de werkgever in totaal heeft niet wordt overschreden. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt de werkgever hier 80% eindheffing over.

Een bijkomende voorwaarde – die altijd geldt bij het aanwijzen van loon als eindheffingsbestanddeel aan de vrije ruimte – is dat het niet ongebruikelijk is om dergelijke vergoedingen via de vrije ruimte (dus netto) te betalen. Dit is de zogenaamde gebruikelijkheidstoets. Voor de gebruikelijkheidstoets hanteert de Belastingdienst in de praktijk het beleid dat hieraan wordt voldaan als maximaal € 2.400 per persoon per jaar als eindheffingsbestanddeel wordt aangewezen. Dat betekent dat een werknemer op deze manier € 200 per maand zou kunnen ontvangen zonder in strijd te komen met deze gebruikelijkheidstoets.

Gebruik een gerichte vrijstelling

Wat meer uitvoerig, maar uiteindelijk wel fiscaal optimaler, is om gebruik te maken van een afzonderlijke vrijstelling die in de Wet op de loonbelasting 1964 staat. Zo bestaan er vrijstellingen voor reiskosten, verblijfskosten, extraterritoriale kosten (ET-kosten), telefoonkosten, kosten voor gereedschappen, etc.

Als aan de voorwaarden van zo’n gerichte vrijstelling wordt voldaan, kan de werkgever dergelijke kosten belastingvrij betalen en gaat zo’n vergoeding verder ook niet ten koste van de vrije ruimte van de WKR. Hierbij is het belangrijk dat kan worden  aangetoond dat de kosten gemaakt zijn, bijvoorbeeld doordat de werknemer een kostendeclaratie met bonnetje indient.

Kostenonderzoek vooraf

Als een werkgever talloze losse declaraties wil voorkomen, is er ook de mogelijkheid om een vast bedrag te vergoeden (bijvoorbeeld per gewerkte dag of per week of maand). In de Wet op de loonbelasting 1964 is bepaald dat zo’n vaste kostenvergoeding mogelijk is onder de voorwaarde dat voorafgaand aan de betaling, een onderzoek heeft plaatsgevonden naar de werkelijk gemaakte kosten. Er gelden geen harde eisen waaraan zo’n onderzoek moet voldoen, maar algemeen wordt een onderzoek van drie maanden als uitgangspunt genomen. Werknemers bewaren gedurende die periode bonnetjes en dergelijke van hun uitgaven, die dienen als onderbouwing van de vaste vergoeding. Het is verder ook belangrijk dat de vaste vergoeding gespecificeerd is naar aard (welke kosten) en hoogte (welke bedragen).

Het voordeel van het uitvoeren van een dergelijk kostenonderzoek is dat het hierna mogelijk is om een belastingvrije vergoeding te betalen en de onderneming op dit punt compliant is.

Hierna volgen enkele andere tips met betrekking tot vaste vergoedingen.

Cao-vergoeding niet automatisch belastingvrij

In cao’s staan vaak ook vaste vergoedingen waarop de werknemers recht hebben. Dit betekent niet dat daarmee de vergoeding automatisch belastingvrij kan worden betaald. Ook voor dergelijke cao-vergoedingen is een fiscaal correcte onderbouwing nodig. Sommige cao’s zijn door de Belastingdienst op voorhand (voor een bepaalde periode) beoordeeld.

Reisregeling ambtenaren

Werkgevers kunnen voor hun werknemers, mits in dienst als ambtenaar, ook gebruikmaken van de regeling die is opgenomen in de CAO Rijk. Deze regeling maakt het mogelijk om een vaste vergoeding toe te kennen als een ambtenaar op dienstreis is. Deze vergoeding ziet onder andere toe op het vergoeden van maaltijdkosten en op kleine uitgaven.

De reisregeling is van toepassing op zowel dienstreizen in het binnenland als naar het buitenland en is onder voorwaarden ook toepasbaar voor particuliere werkgevers. Voor reizen naar het buitenland verschillen de bedragen per land. Voor toepassing van deze regeling is géén voorafgaand onderzoek naar de kosten vereist. Wel dient deze werknemer vanuit kostenoogpunt vergelijkbaar te zijn met een ambtenaar op dienstreis. Ter voorkoming van discussies achteraf kan hierover vooraf afstemming worden gezocht met de inspecteur.

Buitenlandvergoedingen

Buitenlandse werkgevers die in Nederland actief zijn, betalen vaak ook een dagvergoeding aan hun medewerkers. Voorbeelden hiervan zijn de diety, per diem, daily allowance, ajudas de custo, etc. In het land van herkomst zijn deze vergoedingen vaak vrijgesteld, maar als de werknemers in Nederland belasting verschuldigd zijn (omdat ze in Nederland werken en het verdrag bepaalt dat Nederland een heffingsrecht heeft) wil dat niet direct zeggen dat deze dagvergoedingen ook in Nederland belastingvrij zijn. Zeker omdat dit regelmatig gaat over hoge bedragen per dag, is de conclusie meestal dat deze kostenvergoedingen in Nederland geheel in de heffing moeten worden betrokken.

Meer weten?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van een vaste kostenvergoeding of wilt u weten hoe u een vaste vergoeding correct onderbouwt ? Neem dan contact op met Marco Zimmerman per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 20 65 of met Renee Pauli per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 24 38. Zij helpen u graag verder.