In control met het Tax Control Framework

Door het nieuwe horizontaal toezicht- en controlebeleid van de Belastingdienst is het noodzakelijk om over een Tax Control Framework (TCF) te beschikken. Maar ook zonder horizontaal toezicht kan een TCF u helpen om grip te krijgen op uw fiscaliteiten en de verantwoording hiervan.

Iedere organisatie dient transparant te rapporteren over hun risico’s en de beheersing daarvan om verantwoording te kunnen afleggen richting het maatschappelijk verkeer en belanghebbenden. Dit is ook voorgeschreven in de Governance Code. Een organisatie moet rapporteren over de risico’s die zij loopt en het systeem van beheersing van die risico’s. Dit kunnen ook fiscale risico’s zijn. Is uw organisatie voldoende op de hoogte welke fiscale risico’s er spelen en is er een systeem ontwikkeld waardoor u grip op deze risico’s heeft? Bent u in staat om verantwoording af te leggen over keuzes die zijn gemaakt op dit gebied? Een TCF kan hierbij inzicht geven.

Wat is een Tax Control Framework?

Het geheel van beleid, procedures en maatregelen om fiscale risico’s binnen een organisatie te signaleren, beheersen en te mitigeren wordt een TCF genoemd. Dit raamwerk is veel omvattend en wordt toegepast op zowel strategisch als op operationeel niveau. Er worden een aantal deelgebieden onderkend in de opzet van een TCF:

Fiscale strategie

Een organisatie dient een fiscale strategie te hebben. In een dergelijke fiscale strategie wordt vastgelegd hoe de onderneming en/of het bestuur wenst om te gaan met fiscale vraagstukken. Dit helpt binnen de onderneming om op een juiste manier fiscale keuzes te maken, ook op lagere niveaus binnen de onderneming.

Inrichten fiscale functie

In iedere organisatie is het belangrijk dat de taken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn belegd en er voldoende kennis aanwezig is rondom de fiscale processen. Bij de stap ‘Inrichten fiscale functie’ in het TCF wordt in kaart gebracht welke medewerkers betrokken zijn bij de fiscale processen en welke taak zij hierin hebben. Tevens beschrijft u de inrichting van de ondersteunende systemen en databases, denkt u na over educatie en opleiding van de medewerkers en beoordeelt u of er voldoende middelen beschikbaar zijn om een goed TCF op te zetten en uit te voeren.

Voor de fiscale beheersing is een toedeling van verantwoordelijkheden belangrijk. Er moet duidelijk worden aangegeven welke functionarissen en afdelingen van de organisatie verantwoordelijkheid dragen voor de fiscale aangelegenheden.

Procesbeschrijvingen

Om de fiscale risico’s in kaart te kunnen brengen is het noodzakelijk zicht te hebben op de processen in de organisatie die de fiscaliteit raken. Als een beschrijving wordt gemaakt van deze processen is direct te zien waar in het proces een mogelijk fiscaal risico optreedt. Deze risico’s worden vervolgens meegenomen in de op te stellen beheersmaatregelen.

Risicoanalyse

Bij deze stap worden de fiscale risico’s van de organisatie in kaart gebracht. Het is van belang een fiscaal risicoprofiel helder te hebben en daarbij de toprisico’s in kaart te brengen, zodat uw organisatie hier proactief naar kan handelen. Deze stap is daarom de belangrijkste, maar tevens ook de moeilijkste. Risico’s kunnen voorkomen in de processen die in een eerdere stap zijn beschreven, maar het kunnen ook risico’s zijn die voortkomen uit de aard van de organisatie of de markt waarin zij opereert. Voor de belangrijkste risico’s worden vervolgens beheersmaatregelen geformuleerd, zodat deze risico’s kunnen worden gemitigeerd. 

Monitoring fiscale beheersing

De laatste stap in het framework betreft de monitoring. Het is belangrijk om periodiek vast te stellen dat het ingerichte framework en de bedachte beheersmaatregelen in continuïteit goed werken en de risico’s van de organisatie daadwerkelijk afvangen. Deze monitoring zal vaak bestaan uit een (statistische) steekproef, maar ook andere controlemiddelen kunnen hiervoor worden ingezet. Uit de bevindingen van de monitoring kan een verbeterplan volgen om het TCF verder te optimaliseren en eventuele risico’s te mitigeren.

Mazars kan helpen

Op elk van deze gebieden zal uw organisatie na moeten denken over de wijze waarop u vorm wil geven aan het TCF. Zo komt bijvoorbeeld de vraag naar voren welke fiscale strategie u wilt hanteren. Is dat scherp aan de wind varen en zoveel mogelijk fiscaal voordeel behalen, of wil de organisatie compliant zijn, en stelt zij de verhouding met de belastingdienst voorop? En hoe wordt deze strategie vervolgens door de organisatie uitgedragen in de dagelijkse activiteiten? Wie zijn er betrokken in de fiscale processen, en welke processen zijn dat eigenlijk? Is onze organisatie eigenlijk wel in staat om alle fiscale risico’s te onderkennen, en kunnen wij antwoord geven op de vraag waarom wij sommige risico’s niet beheersen? Dit zijn een aantal vragen die tijdens de opzet van een TCF naar voren zullen komen en waarbij wij u graag helpen.

Meer weten?

Bent u nieuwsgierig geworden naar uw mogelijkheden op dit gebied, of heeft u concrete vragen over het Tax Control Framework? Neem dan contact op met Ineke Nagtegaal per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 22 97 of met Joost Grieving per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 18 71. Zij helpen u graag verder.