Functioneringsgesprekken tijdens de coronacrisis

Ga het gesprek aan

Het voeren van een gesprek met uw medewerkers is juist nu van groot belang. In deze onzekere tijd heeft zorg en aandacht voor medewerkers een hoge prioriteit. Deze crisis duurt al even en hoe en wanneer deze eindigt is onduidelijk. De reguliere gesprekscyclus moet doorgang blijven vinden, maar op een andere manier en wellicht ook met inhoudelijke aanpassingen. Pols de behoeften van de medewerker en bepaal hoe u daar op in kunt spelen. Leg de nadruk in het gesprek meer op het met elkaar inrichten van goede omstandigheden zodat de medewerker de ruimte heeft, om in deze situatie, zo goed mogelijk te kunnen functioneren. Houd daarnaast aandacht voor het functioneren van de medewerker in het algemeen. Investering nu, betekent een hogere betrokkenheid en loyaliteit straks.

Hoe pak ik het gesprek aan?

De eerste stap is vooral praktisch: in welke setting wilt u elkaar spreken? Uiteraard is dit afhankelijk van hoe er op dit moment wordt gewerkt binnen de organisatie.

Werkt iedereen thuis? Plan dan een videocall in, elkaar zien in het gesprek en het oppikken van non-verbale signalen is erg belangrijk.

Opbouw van het gesprek:  

• Geven van persoonlijke aandacht
  Iedere medewerker heeft een andere persoonlijkheid én een andere thuissituatie. Probeer te ontdekken wat ieders persoonlijke behoeften en uitdagingen zijn en te achterhalen wat diegene nodig heeft van u.

• Geven van duidelijkheid
  Probeer zoveel mogelijk duidelijkheid te bieden op gebieden waar de medewerker onzeker over kan zijn. Bijvoorbeeld over hoe de organisatie er op dit moment voor staat, waaraan wordt gewerkt om met deze crisis om te gaan of wat er van de medewerker wordt verwacht qua tijdsbesteding.

• Terugkijken
  Normaal gesproken wordt in het functioneringsgesprek teruggekeken op het afgelopen halfjaar. Uiteraard kan het afgelopen halfjaar ook nu geëvalueerd worden. Kijk daarbij kritisch naar de resultaat- en ontwikkeldoelstellingen die er zijn opgesteld. Wellicht moeten deze doelstellingen worden bijgesteld of liggen de prioriteiten nu ergens anders. Leg deze nieuwe doelstellingen vast, zodat deze over een half jaar geëvalueerd kunnen worden.

• Verwachtingen managen
  Is er op dit moment al duidelijk dat het uitbetalen van een bonus of een salarisverhoging dit jaar waarschijnlijk niet mogelijk is? Wees daar dan nu al helder over. Als u in het gesprek aangeeft hoe de organisatie er nu voor staat, zal er in de meeste gevallen begrip zijn en wordt de eerlijkheid gewaardeerd. U voorkomt hiermee onrealistische verwachtingen aan het eind van het jaar.

• Vervolgafspraken over individueel contact
  Blijkt uit het gesprek dat er medewerkers zijn die problemen ervaren of moeite hebben met de situatie? Plan dan een vervolgafspraak in om met de medewerker in contact te blijven en te blijven monitoren hoe het gaat. Deze aandacht zal in sommige gevallen essentieel zijn om de medewerker betrokken te houden, te blijven motiveren en soms zelfs om ziekteverzuim te voorkomen.

Ligt het werk volledig stil en is iedereen thuis zonder werk? Onderzoek dan de mogelijkheden om (naast een individueel gesprek) met de organisatie of afdeling af te spreken om met elkaar ideeën en belevingen uit te wisselen. Collega’s spreken en uitwisselen hoe anderen omgaan met de situatie, creëert betrokkenheid.
Let hierbij uiteraard wel op dat de 1,5 meter afstand wordt gewaarborgd.

Tips & tricks voor de leidinggevende

• Stel voor het gesprek een agenda op.
• Zorg ervoor dat u goed bent voorbereid. Stem bijvoorbeeld intern af wat er gecommuniceerd wordt over hoe de organisatie er voor staat, hoe er wordt omgegaan met thuiswerken en de zorg voor kinderen en wat er wordt verwacht qua bereikbaarheid. Op deze manier krijgen alle medewerkers dezelfde informatie.
• Reserveer 45 tot 60 minuten voor het gesprek en zorg dat zowel de medewerker als de manager rustig de tijd heeft om het gesprek te voeren.
• Maak onderscheid in het gesprek over hoe het nu (in crisistijd) gaat en hoe het voor corona is gegaan ten aanzien van het functioneren.
• Vraag de medewerker zelf om tips hoe er invulling kan worden gegeven aan het werkplezier.
• Wees positief maar wel eerlijk. Negativiteit en onduidelijkheid projecteren op medewerkers doet afbreuk aan de motivatie van medewerkers.
• Luister vooral naar wat de medewerker te vertellen heeft, vraag waar nodig door en vat tussendoor het gesprek samen.
• Vraag om feedback op uw functioneren als leidinggevende, ook hierin kunt u  onderscheid maken tussen nu (in crisistijd) en daarvoor. Leg de gemaakte afspraken vast.

Meer weten?

Wilt u sparren over de invulling van de gesprekken of over een specifieke case? Mail ons dan op hrdienstverlening@mazars.nl, dan nemen we telefonisch contact met u op. Ook met al uw overige HR-vraagstukken kunt u bij ons terecht.