IORP II: interne audit bij pensioenfondsen, een proportionele en waardevolle invulling

20 augustus 2020 - Alle pensioenfondsen moeten per 1 september 2020 de sleutelfunctie voor de interne audit hebben ingericht, inclusief een onafhankelijke sleutelfunctiehouder (SFH). Op basis van IORP II-wetgeving zijn pensioenfondsen vanaf 2019 verplicht tot het instellen van sleutelfuncties voor actuariaat, risicobeheer en interne audit om daarmee de governance verder te versterken. Daar waar risicobeheer de afgelopen jaren al verder is ontwikkeld binnen de sector, staat de interne auditfunctie nog in de kinderschoenen.

INTERNE AUDITFUNCTIE

De inrichting en uitvoering van de interne auditfunctie (waaronder het opstellen van een auditcharter en auditplan, het verrichten van een risicoanalyse, het uitvoeren van de verschillende governance, operationele, financiële, compliance en IT-audits) vraagt om specialistische kennis, deskundigheid en capaciteit. Mazars kan u hierbij van dienst zijn.

HET INRICHTEN VAN EEN INTERNE AUDITFUNCTIE

Omdat IORP II de directe aanleiding is voor het opstarten van interne audit, zou deze nu vooral als een verplichting ervaren kunnen worden. De uitdaging is om de functie zodanig voor het fonds te ontwikkelen, dat uiteindelijk een duidelijke meerwaarde wordt ervaren.

Daarbij is een proportionele invulling relevant, waarbij optimaal gesteund wordt op de interne auditfuncties van de dienstverleners (gezien de hoge mate van uitbesteding). Tevens is een goede aansluiting op het risicobeheer relevant. Pensioenfondsen verlangen een efficiënte en waardevolle invulling van de rol, als sluitstuk op de governance.

De wereldwijde standaarden van het Instituut van Internal Auditors (IIA) en best practices vertaald naar de pensioensector en de governance van het pensioenfonds, zijn leidend in het leveren van interne auditservices. Daarmee zijn een goede aansluiting met stakeholders en een consistente kwaliteit geborgd. Ook wordt zo voldaan aan de verwachtingen van DNB die toezicht uitoefent op de pensioensector.

Wij kunnen ons vinden in de notitie die recentelijk door onze beroepsorganisatie het Instituut van Internal Auditors (IIA) is uitgebracht. Het combineren van (ondersteuning van de) houderstaken (SFH) en het uitvoeren van vervullerstaken (SFV), past goed in deze proportionaliteitsgedachte. De combinatie van beide rollen - dus het selecteren van één interne auditpartner - komt de proportionaliteit, het opbouwen en waarborgen van de kennis van het fonds en de kwaliteit ten goede.

HET UITBESTEDEN VAN (EEN GEDEELTE VAN) DE INTERNE AUDITIFUNCTIE

Veel fondsen kiezen ervoor (de houder en / of de vervuller van) de interne auditfunctie uit te besteden aan een externe partij (of persoon). Deze partij kan ondersteunen bij het opzetten van de interne auditfunctie, het uitvoeren van audits en / of het geven van assurance aan het bestuur over de beheersing van de belangrijkste bedrijfsprocessen. Daarbij kan deze externe partij indien gewenst ook zoveel mogelijk met de interne auditfuncties van de uitvoerders van het fonds afstemmen om de werkzaamheden te integreren en een overlap aan werkzaamheden en inefficiëntie te voorkomen.

Daarbij zijn diverse inrichtingsvarianten mogelijk, waaronder de ondergenoemde varianten:

Varianten

Uitwerking variant

Houder

Vervuller

Variant 1*:

De SFH is een bestuurder, die niet beschikt over de internal auditcompetenties.

 

*Bij deze variant wordt optimale proportionaliteit bereikt

  • Bestuurder zonder IA competenties is SFH
  • Ondersteuning door SFV
  • Minimale taken SFH omvatten:
    • Voorbereiden bestuurlijke vaststelling charter
    • Audit manual
    • Auditplan
    • Auditrapportages
  • Overige taken uitgevoerd door SFV (of gezamenlijk met SFH)

Bestuurder zonder internal auditcompetenties

Fondsniveau

Mazars

 

Uitvoerders-niveau

IAF van de uitvoerders

Variant 2:

De SFH is een deskundige die beschikt over de internal auditcompetenties.

Hij laat zich in de uitvoering van de internal auditfunctie ondersteunen door de SFV.

  • Bestuurder met IA competenties, externe partij, of Mazars is SFH
  • Voorbereiding en onderhoud van de audit charter, audit manual, audit universe door de vervuller (SFV)
  • SFV draagt zorg voor uitvoering en uitwerking van de geplande audits: planning, coördinatie, uitvoering en rapportage van de audits
  • Het periodiek overleg met assurance providers en de periodieke rapportage wordt gezamenlijk ingevuld

Bestuurder met internal auditcompetenties

Fondsniveau

Mazars

 

Uitvoerders-niveau

IAF van de uitvoerders

Externe persoon (vanuit Mazars)

Externe persoon (niet vanuit Mazars)

Variant 3:

De SFH is een deskundige die beschikt over de internal auditcompetenties.

 

Hij laat zich in de uitvoering van de audits ondersteunen door de SFV.

  • Bestuurder met IA competenties, externe partij, of Mazars is SFH
  • SFV richt zich uitsluitend op het uitvoeren van de audits conform planning en rapportage over de uitkomsten
  • Activiteiten van de vervuller kunnen tot een absoluut minimum teruggebracht worden door het beleggen van de verantwoordelijkheid voor de planning en rapportages bij de SFH

Bestuurder met internal audit competenties

Fondsniveau

Mazars

 

Uitvoerders-niveau

IAF van de uitvoerders

Externe persoon (vanuit Mazars)

Externe persoon (niet vanuit Mazars)

In de tabel in het bijgevoegde document zijn de bovenstaande varianten meer gedetailleerd uitgewerkt. Uiteraard zijn er diverse tussenvarianten mogelijk en kan een inrichtingsvariant in de loop van de tijd ook aangepast worden aan de omstandigheden.

Mazars kan u helpen bij

Mazars GRCS (Governance, Risk, Compliance en Sustainability) heeft diepgaande kennis van en ervaring met de pensioensector en interne audit. Wij zijn ook zeer bekend met pensioenuitvoerders, vooral vanuit onze dienstverlening aan circa 35 pensioenfondsen (25 vanuit externe audit en 10 vanuit interne audit). Deze kennis is onmisbaar om in dit domein van toegevoegde waarde te kunnen zijn.

Interne audit voor pensioenfondsen naar aanleiding van IORP II is voor ons een speerpunt. Wij maken het verschil vanuit onze pragmatiek, verbindende kwaliteiten en jarenlange ervaring met interne audit. Wij zijn onderscheidend door persoonlijke en proactieve communicatie en door de betrokkenheid van een ervaren team.

Mazars is vervuller en houder van vele pensioenfondsen, meestal in een combinatie (of de houder / bestuurder optimaal ondersteunend). Het team onderhoudt haar kennis van relevante wet- en regelgeving alsmede de aandachtspunten van de toezichthouders, vooral DNB. De vervuller ondersteunt de houder daarmee om aan de externe vereisten te voldoen.

De specialisten van Mazars GRCS denken graag met u mee over de optimale inrichting en invulling van de interne auditfunctie binnen uw pensioenfonds.

Wanneer u als bestuurder van een pensioenfonds behoefte heeft aan een deskundige en ervaren partner, die de verbinding legt met de actoren van een pensioenfonds en het bestuur (en intern toezicht) ondersteunt bij een proportionele invulling van deze nieuwe functie, dan zijn wij graag tot uw dienst.

Meer weten?

Wilt u meer informatie? Neem dan contact op met Edward Mulder per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 12 51 of met Isabel van Maaren per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 19 56. Zij helpen u graag verder.