Werkgever kan uitruilregeling kostenneutraal inrichten

Cafetariaregeling

Werkgevers en werknemers kunnen afspraken met elkaar maken hoe en wanneer een bepaald loonbestanddeel wordt genoten. In de praktijk komt dit er vaak op neer dat werkgevers een uitruilregeling aanbieden waarbij werknemers de mogelijkheid krijgen om een belast loonbestanddeel in te ruilen voor een beloning in natura of een onbelaste vergoeding.

De inrichting van een dergelijke regeling is in principe vormvrij. Het kan bijvoorbeeld als een aparte regeling, maar ook in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB). Een voorbeeld van een dergelijke afspraak is dat een werknemer vakantiedagen of vakantiegeld inruilt voor de aanschaf van een fiets.

Gerichte vrijstelling of vrije ruimte?

Afhankelijk van hoe de uitruilregeling wordt vormgegeven, kan dit van invloed zijn op de vrije ruimte die de werkgever heeft in het kader van de werkkostenregeling. Als de uitruil plaatsvindt tegen een gerichte vrijstelling, dan zal dit niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Een voorbeeld hiervan is het uitruilen van de eindejaarsuitkering tegen de nog onbenutte ruimte van de reiskostenvergoeding. Wordt er echter uitgeruild tegen een loonbestanddeel waarvoor géén gerichte vrijstelling geldt, dan zal dit ten koste gaan van de vrije ruimte. Denk aan de aanschaf van een fiets of zonnepanelen.

Op het moment dat de vrije ruimte wordt overschreden, zal de werkgever over de overschrijding 80% eindheffing verschuldigd zijn. Het betalen van eindheffing leidt tot verhoging van de werkgeverslasten.

Uitruil mag kostenneutraal worden vormgegeven

In het standpunt van de Kennisgroep loonheffingen is nu bevestigd dat een uitruilregeling zo mag worden vormgegeven dat deze voor de werkgever kostenneutraal verloopt. Als de werkgever vooraf al weet dat er eindheffing verschuldigd zal zijn, dan kan de werkgever de regeling zo inrichten dat bij de berekening van het bruto bedrag dat wordt ingeruild, alvast rekening wordt gehouden met de heffing die de werkgever verschuldigd is. Indien dit op de juiste wijze wordt ingeregeld, dan is dit fiscaal toegestaan en zal dit voldoen aan de eisen van de cafetariaregeling. Hierdoor leidt dit niet tot het vorderen van eindheffing (wat fiscaal niet is toegestaan).

Let op: de afspraken over het uit te ruilen bedrag moeten vooraf worden gemaakt. Het is dus niet achteraf mogelijk om de hoogte van het bedrag af te stemmen op het al dan niet verschuldigde bedrag aan eindheffingen.

Meer weten over de cafetariaregeling?

Wilt u meer weten over het uitruilen van bruto loonbestanddelen? Of wilt u het gebruik van de vrije ruimte van de werkkostenregeling optimaliseren? Neem dan contact op met onze specialisten Marco Zimmerman per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 20 65 of met Sander van Dijk per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 20 56. Zij helpen u graag verder.