Belastingcontroles en de verzekeringsplicht van de minderheidsaandeelhouder

BELASTINGCONTROLES 

De Belastingdienst gaat er in beginsel vanuit dat de belasting en premies correct worden aangegeven door de werkgever. Dit volgt uit het karakter van de aangiftebelasting, waarbij een inhoudingsplichtige op aangifte de verschuldigde belastingen afdraagt. Om vast te stellen dat de verschuldigde loonheffingen correct zijn aangegeven en afgedragen, kan de Belastingdienst een boekenonderzoek instellen. Dit gebeurt niet vaak en is vooral gericht op bepaalde risico’s, maar wanneer er toch een boekenonderzoek wordt uitgevoerd, ligt uw administratie onder een vergrootglas en moet elk detail in de aangifte kloppen. U kunt hierbij denken aan het hebben van een sluitende rittenregistratie als er geen bijtelling wordt verloond voor de auto van de zaak, een goed onderbouwde vaste kostenvergoeding of het kunnen laten zien van alle bonnetjes van declaraties.

In de praktijk gaat dit vaak om relatief kleine bedragen, maar door de ʽmultiplier’ kan een naheffingsaanslag loonheffingen aanzienlijk oplopen. Die multiplier wordt allereerst veroorzaakt door het aantal werknemers dat de werkgever in dienst heeft. Een kostenvergoeding van € 100 per maand levert uiteraard maar een geringe naheffing op als die niet goed is onderbouwd. Echter, wanneer u 30 of 50 werknemers heeft met een dergelijke vergoeding, loopt de naheffing al aanzienlijk op. Daar komt bij dat de Belastingdienst de bevoegdheid heeft (en daar in de praktijk ook gebruik van maakt) om over de afgelopen 5 jaar loonheffingen na te heffen. Dat levert ook het multipliereffect op. Daarnaast is over een naheffingsaanslag ook nog rente en meestal een boete verschuldigd (in principe minstens 25% van de verschuldigde loonheffingen). Al met al kan het resultaat van zo’n looncontrole aardig tegenvallen.

U kunt de uitkomsten van zo’n controle beïnvloeden door uw administratie op orde te hebben, uw kennis met betrekking tot de belastingwetgeving op peil te houden en waar nodig met uw belastingadviseur te sparren. Ook – zo is onze ervaring – is het belangrijk dat wanneer een controle wordt aangekondigd, dit goed voor te bereiden. Het is belangrijk dat u een goed antwoord kunt geven op de vragen die door de controleur worden gesteld en de juiste informatie kan aanleveren die gevraagd wordt. Een goede voorbereiding helpt hierbij. Uw belastingadviseur, die vaker een controle heeft begeleid en op de hoogte is van de procedures, kan u hierbij ondersteunen.

TOP 10

Welke onderwerpen bij een controle aan de orde kunnen komen, hangt af van wat bij uw onderneming van toepassing is. Er zijn een aantal onderwerpen die wij in de praktijk vaak tegenkomen. De top 10 van veelvoorkomende onderwerpen ziet er als volgt uit:

• Een goede identificatie van de werknemers en een juiste vastlegging hiervan in de administratie.
• Een onderbouwing van kostenvergoedingen die netto (zonder inhoudingen) zijn uitbetaald (denk aan declaraties, bonnetjes, onderbouwing zakelijkheid) en in het bijzonder de vaste onbelaste kostenvergoedingen die onderbouwd moeten zijn met voorafgaand kostenonderzoek.
• Een cafetariaregeling of uitruilregeling.
• De auto van de zaak en de hoogte van de bijtelling (aanwezigheid volledige rittenregistratie dan wel verklaring geen privégebruik).
• Zzp-ers (risico dienstbetrekking).
• De toepassing van de juiste premies werknemersverzekeringen (instellingen salarissoftware, hoog-laag premie, gedifferentieerde premie Whk).
• Een goede WKR-administratie met alle vergoedingen en verstrekkingen in natura (met onderscheid gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen, intermediaire kosten).
• De vaststelling van de verzekeringsplicht en de hoogte van het gebruikelijk loon van de aandeelhouders die ook werken in de bv.
• De verwerking van een salary split in het geval van grensoverschrijdende arbeid (183-dagenregeling), toepasselijke sociale zekerheid en de A1-verklaring.
• De loonkostenvoordelen en het lage inkomensvoordeel.

De Belastingdienst komt na het onderzoek doorgaans met een conceptrapportage die eerst besproken wordt alvorens deze definitief wordt vastgesteld. Belangrijk is dat discussies over de feiten en standpunten al worden gevoerd voordat het rapport definitief wordt opgesteld. Na deze fase wordt immers de naheffingsaanslag al opgelegd en dient u in bezwaar te gaan om de naheffingsaanslag te verminderen, mocht u van mening blijven verschillen met de Belastingdienst.

VERZEKERINGSPLICHT DGA

Een aandeelhouder die werkzaam is voor een onderneming waarvan hij of zij ten minste 5% van de aandelen in bezit heeft, is fictief in dienst bij de onderneming. Maar vaak is de aandeelhouder / ondernemer in dienst van zijn eigen holding-bv en geniet hij een salaris uit zijn eigen holding-bv. Voor de werkzaamheden die de holding-bv verricht voor de werkmaatschappij, wordt een managementvergoeding betaald aan de holding-bv. De afspraken hieromtrent worden doorgaans vastgelegd in een managementovereenkomst. Met toepassing van de zogenaamde doorbetaaldloonregeling is het mogelijk om de inhoudingsplicht – voor wat betreft de loonbelasting – over het loon te verleggen van de werkmaatschappij naar de holding-bv. Dit is niet mogelijk voor de premies werknemersverzekeringen. Dat betekent dat wanneer er premies verschuldigd zijn, de werkmaatschappij deze premies moet afdragen.

Premies werknemersverzekeringen kunnen verschuldigd zijn wanneer sprake is van een minderheidsaandeelhouder en voldaan wordt aan de voorwaarden van een arbeidsovereenkomst en er in feite sprake is van een werknemer. Dit bleek recentelijk toen het gerechtshof in een situatie van drie aandeelhouders – waarbij twee aandeelhouders een minderheid van de aandelen bezat (ieder 24%) – tot de conclusie kwam dat voor beide minderheidsaandeelhouders sprake was van verzekeringsplicht. Het gevolg hiervan was dat over de volledige naheffingsperiode van 5 jaar alsnog premies moesten worden betaald.

De Belastingdienst toetst aan de hand van alle feiten en omstandigheden van de situatie of voldaan wordt aan de drie voorwaarden van een arbeidsovereenkomst (loon – arbeid – gezag). Het gaat dan vooral om de vraag of de minderheidsaandeelhouder werkzaam is onder gezag van de algemene vergadering van aandeelhouders (ava) en of de ava statutair bevoegd is tot het geven van instructies alsmede tot de benoeming, de schorsing en het ontslag van directeuren. In uitzonderingssituaties kan hiervan worden afgeweken, bijvoorbeeld wanneer sprake is van nevengeschiktheid (als de aandelenbelangen gelijk zijn) of in het geval van familiebanden tussen de aandeelhouders.

Belangrijk aandachtspunt is om in geval van een minderheidsbelang te toetsen of sprake is van verzekeringsplicht en dientengevolge premies moeten worden afgedragen.

MEER WETEN?

Is er bij uw onderneming ook sprake van meerdere aandeelhouders en weet u niet of premies verschuldigd zijn? Of is er bij u een controle loonheffingen aangekondigd of al gaande? Neem dan contact op met Marco Zimmerman per e-mail of per telefoon: +31 (0)88 277 20 65. Hij helpt u graag verder.